脱 ACCESSの危機

脱 ACCESS?

ACCESSのパワーは過去の記事でお伝えしてきましたが、
どうも、世の中の情報を見ると 『ACCESSにかわるBIツール 〇選』や 『ACCESS 属人化問題』などACCESS存続の危機に流れていってるような気がします。

一般のユーザーにとって、パソコンを購入し標準でインストールされているのが、OfficeのExcel、WordやPowerPointのみであり、日常作業に十分に対応できます。

しかし、一部のユーザーは大量データを処理する必要があったり、複数人で共有した使う場合、Excelではなかなか処理できません。そこで力を発揮するのが ACCESSなのです。

ACCESSは大きな基幹システムを高額な費用で業者に頼んでつくるまでもないちっちゃい会社では ちょっとした販売管理システムを自前で作ることができる すごいツールなのです。

マニア建機リースは『脱 ACCESSの危機』をどうやって乗り切ったのでしょうか

目次

脱 ACCESS  問題勃発のきっかけ

基幹システムのリニューアル

ブ長

せっかく 今の基幹業務システムとACCESSをうまく連携してくれて
すっごく効率がよくなったん  だが・・・

ももい

だが・・・?

ブ長

このシステムも10年以上使ってるんでね
そろそろ リニューアルしようと思てんねん!

ももい

マ マジで?

基幹システムの情報と、足りない部分を補ってきた ACCESS のテーブルであったが、このタイミングで基幹システムのリニューアルが進められています。
新システムになると これまでのACCESSを作り直す必要があります。

ACCESS 費用がかかる

ブ長

基幹システムのリニューアルのタイミングで Windowsや Officeのバージョンアップを考えているんだよ

ももい

人数分そろえるとなると すっごい費用かかりますね

ブ長

そうなると 今までのように ACCESSをフルパックで全員分購入するとなると 費用的に厳しいなぁ

ももい

あぁ 会社ですからね コスパ重視ですよね

数年ごとにバージョンアップを続け、特に、Access 2003 まで使われていた mdb の型式が
Access 2007 以降からは accdb に変わりました。2003以前でaccdbは扱うことができません。

わりと安価な Personal や Standard には同梱されていないので、上位版の Professional 以上を購入することになります。

都度、利用者の数だけライセンスを購入する必要があり、これはかなり負担となります。

いわゆる 『属人化』

ブ長

ところで ACCESSを使える人材は ももいくんのほかに誰がいるのかな?

ももい

いや 誰も使えないです  わたしだけだと・・・思います

ブ長

ひとりだけしか使えないのかね

ももい

もうすぐ定年やし・・・ ACCESSの危機ですね

ブ長

て 定年?

Access システムに関しては、特定の人が担当し、その人しか変更や修正などフォローができない状態。
まさしく、当社がそうです。その人に依存して、なかなか属人化から抜けられません。

そのうち、ACCESS を使える人が出てくるだろうと思っていましたが、やはり標準的ではないのか、「やります」というものも出てきませんでした。私がやめたら、今まで作ってきたこの会社のACCESSシステムは…『消耗品』となるでしょう。

基幹業務システムのリニューアルで『脱 ACCESS』まっしぐら?

基幹業務システムのリニューアル でこれまでのACCESSをみなおした

POINT

基幹システムのリニューアルによって今まで作ってきたACCESSを見直すこととなった。

  • 新システムにACCESSで作ってきた機能をすべて盛り込む。
  • 費用や属人化の問題がでてきた ACCESS にかわるツールを調査する。
  • 誰もが簡単に使えて、属人化しないもの。
  • その上で、コストパフォーマンスがいいもの。
  • かつ、当社が必要とする資料、データがとれるものを考えていきます。

新システムに求める機能

マスタ情報

現システムの社員マスタや車両マスタは簡易で項目は基本情報のみであるため、ACCESSで補足するマスタテーブルをつくりリンクすることで必要な全情報を管理することができました。

以下の記事にその方法を説明しています

新システムのマスタには、すべての情報(項目)を盛り込んでもらうよう提案しました

建設業向け システム

システムのマスタを利用して安全書類の作成や申請書の作成システム、また累積データを利用して経営分析のツールを作成してきました。

以下の記事に作成方法を説明しています

脱ACCESSとなれば 新システムにこれらのツールをオプションでつけてもらうことになります。
しかし見積もりだとかなり大幅な費用のアップとなります。もちろん 却下です。

ACCESSにかわる ツール探し

BIツール 調査しました

BI ツール とは

BIツール(BIシステム、ビジネス・インテリジェンス・ツール、英語: Business Intelligence tools)とは、企業の基幹システムで生成されたデータを、ユーザ自身が抽出・加工するためのアプリケーションソフトウェアである。加工したデータは企業の意思決定に利用される。

ビジネスインテリジェンスとは、企業内の各種システムや各部門に散在する巨大な規模のデータを収集し、データウェアハウスやデータマートなどに保管し、データアナリストが様々な切り口で分析してビジュアル化されたレポートを作成し、それをもとに経営者が意思決定を行うことであるが、これを人手で行うのではなく、経営者などのユーザーがシステムを操作して収集・分析・レポート作成まで自分自身で行えるようにするのがBIツールである。

当月のデータ収集のために翌月まで待ったり、Excelなどを使った分析に時間をかけたり、分析の切り口を変えてレポートを再提出させたりすることがないため、現時点でのデータをリアルタイムで収集・分析して、即時に経営判断を下すことも可能になる。

出典: フリー百科事典『ウィキペディア(Wikipedia)』

ブ長

ようわからんけど 良さそうやん 

ももい

BIツールっていうのも世の中にはいっぱ~いあるみたいなんで、
調べてみましょう。
しかし、英語が多くて わからんなぁ

BIツール徹底調査

BIツール おすすめ TOP 3

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ACCESS 存続の救世主 『 ACCESS Runtime 』

ACCESS Runtime (ランタイム版)とは

Accessの持っている機能の中で、「ソフト開発」部分を制限し、「ソフト運用」部分のみを利用できるように限定したものです。

この制限は有るものの、Access運用に関してはほとんどの機能を持っています。

こちらを利用する場合、ランタイムは無償ですので、Access購入費を経費節約できます。

ブ長

これなら 正規版ACCESSはももいくんだけで 他の人には Runtime版で十分てことやん

ももい

とりあえず 費用面ではクリアできましたね

これからのシステム設計 システム と ACCESS と Power BI Desktop

マニア建機リースでは 基幹システムリニューアル Windows Office のバージョンアップ にともない 今後の会社業務効率化のためのシステム体制を決定しました

  • 新システムにはACCESSテーブルで補完していた項目をすべて含み設計してもらう
  • ACCESS Runtime の導入し ソフト運用のみの利用者へはRuntime版の配布
  • 経営分析は BIツール Power BI Desktop(無料版) を利用する

上記を前提に これまで作成したACCESSシステムを ACCESSとPower BI Desktop に分けて作成することになりました

これまで作成したACCESSツール

マスタを参照した申請書類作成
  1. 『無事故無違反チャレンジコンテスト』の申請書類
  2. 安全書類『作業員名簿』
    1. 『社会保険加入状況』
    2. 『持込機械等使用届』
    3. 『資格証の写し』EXCELを起動させるツール
  3. 『講習受講申請書』玉掛技能講習受講用
  4. 『名札作成』 おまけ

ACCESSで作成

累積データからの参照ツール
  1. 『運転手 作業状況参照』
  2. 『機械 作業(稼働)状況参照』

Power BI Desktop で作成

累積データから分析用ツール
  1. 『営業担当別売上表』(目標達成率)
  2. 『現場売上ランキング』
  3. 『車両の稼働率、車両売上表』

Power BI Desktop で作成

ももい

新システム導入後は ACCESS(Runtime) と BIツール(Power BI Desktop)で会社の業務効率化のために頑張ります
ACCESSの存続は うれしいけど・・・ずっと存続するためにはまだまだ問題は満載です

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