基幹システムのデータを利用して経営分析
基幹システムの主な機能は、受注、販売、請求、入金、勤怠のデータがそろっています。その蓄積データを利用して、ACCESSで経営分析用ツールをつくりました。
まずは、営業担当の売上を見える化し、経営陣の今後の指標を導くツールとして『営業担当別売上実績表』をつくりました。
ACCESSで抽出集計しEXCELとの連携で担当別売上（目標達成率）表をつくります
ACCESSにもレポートはありますが、このような表を作る場合EXCELのほうがレイアウトが自由できれいな表ができます。
ただ 毎回 データを集計してEXCELで作成するよりも ACCESSではボタンひとつで集計しEXCELと連携させることで簡単にこのような表が作れます。毎月役員に提出する月次資料となりますので、簡単にできたらいいですね。
- 営業担当者が設定してる目標売上金額に対する達成率
- 全社目標に対する達成率
- 営業担当者の売上金額の推移（折れ線グラフ）
- 営業担当者5名の売上金額の割合（円グラフ）
- 総売上の前年度との比較（折れ線グラフ）
『営業担当別売上実績表（目標達成率）』作成の手順を説明します
最新の売上データを基幹システムから抽出しテーブルにしたSYSDATA.accdbのデータテーブルを利用します
DATAテーブルには、日付、社員CD（オペレータ）、車両、現場コード、作業時間、売上金額があります。
担当別に月別に売上を集計するためにクエリを作ります
営業担当別売上に必要な項目は、日付、現場、現場担当営業者、売上金額
月別に集計するために フィールドに「YD:Format([日付],”yyyy/mm”)を追加します。
クエリを表示すると必要な項目が結合されているのがわかります
クロス集計クエリで 営業担当ごと 月ごと に集計します
このように担当ごとの月別売上額が集計されたデータができあがります
EXCELのシートAはこのようなフォームを作っておき、セルにはシートBからVLOOKUP関数を使って数値がセットされるよう式を入れます
例： =IF(ISERROR(VLOOKUP($D4,DATA,3,FALSE)),0,VLOOKUP($D4,DATA,3,FALSE))
ACCESS側からボタンひとつで、売上実績表のエクセルのBシートのこの枠にVBAを使って吐き出しています。
エクセルの表に担当者の月目標額が設定してあり、目標達成率も自動的に計算されています
ブ長営業担当の売上実績表は、営業担当自身の目標達成へのモチベーションにもなるし、会社としても経営分析として貴重な資料だね
ももいACCESSは条件で集計したり抽出したりがとても簡単にできます
EXCELと連携すれば 見やすい表も作ることができるんです
ACCESSシステムを作って公開するにあたって
マニア建機リースの社員情報や車両情報などのデータがないと作ることはできません
しかし 実際のデータを使うことはできません
そこで そんなデータをランダムに作ってくれるツールがあります