ACCESSで『絵画コレクションデータベース』の作り方【詳しく解説】

なにか集めるのが趣味！という方　いませんか？
絵画に限らず、書籍やDVD、またはトレーディングカードやアクセサリーなど。買ったものはExcelで記録してませんか。
しかし、Accessを使うと、Excelよりはるかに便利な機能がたくさんあります。

ACCESSを知るために、まずは手始めに『絵画データベース』というシステムを作ってみましょう。
これでACCESSの使い方の基礎がわかります。

ACCESS　開発環境

　Windows　10　　Microsoft　365　ACCESS　　

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ももい

Microsoft　365　から　ACCESSがとっても身近になりましたよね
たなかさん　絵　いっぱい持ってますよね
ACCESS　教えるんで　コレクションデータベース　作ってみませんか？

骨董屋で　絵　いっぱい買うてん
なんぼぐらいあるんやろ？この際　整理のために
ACCESS　っちゅうのん　教わろうっかな

このようなコレクションの登録フォームを作っていきます

『絵画コレクションデータベース』　の準備

『絵画』にある情報　項目の洗い出し

テーブルの項目

購入日
作品名
作者
サイズ
技法
購入額
画像

ACCESSデータベースの作成手順

ACCESSファイルの作り方

STEP

ACCESSを起動

資金管理や連絡先などいろいろなテンプレートが用意してありますが、
空のデータベースを選びます

STEP

ファイル名をつけます

ACCESSの場合、WordやExcelと違って、まずファイルを保存しなくてはいけません。絵画コレクションというファイル名にします。そして横のファイルボタンをクリックしてデータベースの保存場所を指定します。

STEP

任意の場所に保存します

保存したい場所を選んで　絵画コレクションという名前で保存します。

テーブル　作り方

STEP

テーブルデザイン

絵画コレクション.accdb　を起動し、作成からテーブルデザインを選びます

STEP

テーブルを作成します

洗い出した絵画コレクションの情報から、フィールド名に項目を追加していきます。データ型も項目にあった型を選びます。

STEP

テーブルを保存します

左上の名前を付けて保存を選びます。
T_Data というテーブル名をつけて OK を押します

STEP

主キーの設定をうながすメッセージ

主キーを設定せずに保存しようとすると、上のようなメッセージがでます。
はい　を押します。

STEP

主キーが自動的に設定される

自動的に　ID　に主キーが設定されました。

主キーとは

主キーとは、テーブル内のレコードを識別するためのフィールドです。以下の条件に当てはまるフィールドを主キーに選びます。

・テーブル内の他のレコードと値が重複しない
・必ず値が入力される
テーブルにこのようなフィールドが存在しない場合は、オートナンバー型のフィールドを設けると、自動的にレコード固有の値が割り振られます。

絵画コレクションのテーブル項目では　IDをオートナンバー型で設定したため、自動的に割り振られました

これで絵画コレクションのテーブルが完成しました。

コレクションのデータ登録画面　作成

フォーム　作り方

コレクションを登録するテーブルができたら、今度はデータを登録するフォームを作ります。

STEP

フォームデザイン

フォームのプロパティシートから　レコードソースにテーブル　『T_Data』を選びます

STEP

レコードソースの登録

フォームのプロパティシートから　レコードソースにテーブル　『T_Data』を選びます

STEP

フィールドの追加

既存のフィールドの追加でT_Dataの項目（フィールド）リストが表示されます

フィールドを選んでフォームデザイン画面にドラッグアンドドロップすることでフォームにフィールドが追加されます

STEP

コントロールの配置

フォームヘッダーにフォームの名前をつけたり　背景の色を変えるなどできます。フィールドも配置していきます。

STEP

フォームの保存

フォームを保存しましょう　F_Data という名前をつけます

フォームからデータを登録してみましょう

IDは自動的に振られるので入力は不要です
購入日　作品名　作者　技法　サイズ　購入額を　登録していきましょう

横に　画像を登録します。　ダブルクリックで　添付ファイルを追加するダイアログが表示されます

追加で　ファイルを選択できます

画像を選んで開くボタンを押すと　ひとつ添付ファイルとして登録されます

これでひとつのデータが登録できました。
この調子でどんどん登録していきましょう。

フォームを便利にカスタマイズ

たなかさん

わーお　楽しそう　どんどん　登録していくわ～

ももい

せっかくだから　フォームをカスタマイズして
便利な機能をつけて、登録を簡単にしていきません？

レコードの追加や移動ができるボタンを設置

登録するための新規追加ボタンや先頭や最終データに移動、ひとつ前や次に移動できるボタンをつけていきましょう。

STEP

コマンドボタンの設置

フォームデザインのボタンを選びます

フォームにコマンドボタンができます

同様にボタンを5つ　配置します。

STEP

ボタンに機能をつけます

左端のコマンドボタンを選択します
プロパティシートから　ピクチャの右のボタンをクリックします
ピクチャービルダーより『先頭へ』を選び
OKボタンを押します

STEP

ボタンのピクチャ（イメージ）を設定

5つのボタンすべてにピクチャを設定します

先頭へ
前へ
次へ
最終へ
新規へ

STEP

ボタンに名前を設定（VBAコーディングのための準備）

それぞれのボタンのプロパティシートから名前をつけます

5つすべてに　名前を設定します

レコード移動ボタンをVBAで作成

DoCmdオブジェクトのGoToRecordメソッドを使用してフォームよりレコードを操作する方法を説明します。

DoCmd.GotoRecord [,DataObjectType] [,ObjectName] [,AcRecord] [,Offset]

GoToRecordメソッドの引数は以下の通りです。引数を省略した場合は規定値が設定されます。

引数		説明
DataObjectType	対象となるオブジェクトを指定します。
	acActiveDataObject	アクティブオブジェクト(規定値)
	acDataForm	フォーム
	acDataFunction	関数
	acDataQuery	クエリ
	acDataServerView	サーバービュー
	acDataTable	テーブル
ObjectName	対象となるオブジェクトの名前を指定します。
AcRecord	移動の種類を指定します。
	acNext	次のレコードへ移動
	acPrevious	前のレコードへ移動
	acFirst	先頭のレコードへ移動
	acLast	最後のレコードへ移動
	acGoto	指定したレコードへ移動
	acNewRec	新規レコードへ移動

『先頭へ』のボタンを選んでプロパティシートのイベントタブからクリック時にイベントブロシージャを選びます

Microsoft Visual Basic for Applications のエディターが開きます　
ここにプログラムをコーディングしていきましょう

まずは　エラートラップの基本コードを記述します。

前へのボタンで　前のレコードがない場合　エラーとなるので　そこでシステムが動かなくなってしまいます。それを回避するために、エラーになったらエラーメッセージを出してシステムを終了しますというコードが下のコードとなります。

『前へ』ボタンのクリック時のイベントのプログラムを記述します

Private Sub 先頭へ_Click()
On Error GoTo Err_先頭へ_Click
    
    DoCmd.GoToRecord , , acFirst
    
Exit_先頭へ_Click:
    Exit Sub
Err_先頭へ_Click:
    MsgBox Err.Description
    Resume Exit_先頭へ_Click
End Sub

あと『前へ』『次へ』『最終へ』『新規へ』のボタンも同様に記述していきましょう。

Private Sub 前へ_Click()
On Error GoTo Err_前へ_Click
    
    DoCmd.GoToRecord , , acPrevious
    
Exit_前へ_Click:
    Exit Sub
Err_前へ_Click:
    MsgBox Err.Description
    Resume Exit_前へ_Click
End Sub

Private Sub 次へ_Click()
On Error GoTo Err_次へ_Click
    
    DoCmd.GoToRecord , , acNext
    
Exit_次へ_Click:
    Exit Sub
Err_次へ_Click:
    MsgBox Err.Description
    Resume Exit_次へ_Click
End Sub

Private Sub 最終へ_Click()
On Error GoTo Err_最終へ_Click
    
    DoCmd.GoToRecord , , acLast
    
Exit_最終へ_Click:
    Exit Sub
Err_最終へ_Click:
    MsgBox Err.Description
    Resume Exit_最終へ_Click
End Sub

Private Sub 新規へ_Click()
On Error GoTo Err_新規へ_Click
    
    DoCmd.GoToRecord , , acNewRec
    
Exit_新規へ_Click:
    Exit Sub
Err_新規へ_Click:
    MsgBox Err.Description
    Resume Exit_新規へ_Click
End Sub