ACCESS と EXCEL いいとこあかんとこ 徹底深掘り

目次

そもそも ACCESS って? EXCEL って?

EXCELとACCESS

会社のEXCELファイルをACCESSにつくりかえてみましたが、そもそもEXCELって、ACCESSってなに?
どんな違いがあるの? いいところ、あかんところは? 
など徹底的にかんがえてみようと思います。

両方とも マイクロソフト社が開発し提供してるソフトです。

EXCEL
Microsoft Excel (マイクロソフト エクセル)
ACCESS
Microsoft Access (マイクロソフト アクセス)
  • 表計算ソフト
  • 利用者が多く、簡単に操作できる
  • ワープロとしても使える
  • グラフや表の装飾が自由にできる
  • 関数の設定が簡単
  • 列数16,384列 フィールド数は255
  • データベース管理ソフト
  • データベース専門のソフト
  • 大量のデータが扱える
  • データを目的に合わせて利用・印刷ができる
  • データの整合性
  • セキュリティ度が高い

認知度は圧倒的に EXCEL

事務職募集の会社に採用面接に行くと、必ず聞かれます。

面接官

ワードやエクセルはどの程度 使えますか?

ももい

もちろん2つとも使えますが、アクセスのほうが得意ですよ

面接官

はぁ? アクセスって?

ほぼ こういう結果になります

しかしなんと、この会社の面接では・・・意外な結末に

アクセス あるあるやぁ
面接官

え、ほんまですか? 採用です!

ももい

キ キ キセキや~

ちっちゃい会社ですが、なんとパソコンは各デスクにひとり一台置かれてあり(それだけでも奇跡的な光景でしたが)なんと、ACCESSがインストールされていました。

しかし、入社間もないももいが、いきなりACCESS移行に着手するには時期尚早というもので、まずは、EXCELのいいところ、あかんところを徹底分析して、会社の業務効率化に励みたいと思いました

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EXCEL の いいとこ あかんとこ —実践で見えてきた—

ワープロのように見栄えよく装飾できる・・・しかしワープロソフトではないのだ!

あまりにも簡単に使えるため、本来ワードで作成すべき書類をエクセルで作っている者が大半でした。

ワープロのように使えるというところは、エクセルのいいところでしょうが。
表がひとつもはいっていない議事録や報告書なんかを、エクセルで作成するのはどうなんでしょう。
「そこは、ワードでしょ!」 という状況です。

ももい

エクセル あるあるやなぁ

使いやすいから、すべてエクセルでというのは考えものです。
まずは、この書類や資料はどのソフトで作るのがいいか、ソフトの力を見極め、いちばん適したソフトを選択することです。

ひとりに一台、ワード、エクセル、アクセスが使えるパソコンを持ちながら、これほどまでにエクセル依存が高いとは。

簡単な関数を使って表がきれいにできる・・・でもくずれるぅ

簡単な関数を使って合計したり、平均を出したり、表計算ソフトの本来の力を発揮し、
しかも、直接セルに装飾(色や罫線)し見栄えよく作れる。

資料として提出する書類作成であれば、とても簡単にきれいに仕上がります。でも・・・。

事務員

ぎゃぁ~ 
行をなんぼか追加したら、式がおかしなった~
しかも、罫線も書式も もっかいやりなおし?

ももい

エクセル あるあるやなぁ

みんなでエクセルをつかってみた・・・あちゃ~

気を取り直して
各担当者が独自にエクセルで作った社員情報を、ひとつのファイルにして、みんなで使ってみることにした。一元共有化の試運転です。

社員の基本情報は総務部数人で、業務部ではその社員の使用車両を項目に追加し、保険部では社会保険番号など、ひとつのエクセルファイルを各部署担当者がそれぞれ追加、更新していくことにした。
ところが・・・

事務員

誰か今使ってるぅ? 閉じてくれへんかなぁ。

ももい

この情報 全員が見えるって 具合わるいんちゃう?
ほぼ、個人情報やん

事務員

っもぅ!車番やのに、プレートナンバーいれてる。
しかも上の行と一緒やからって 「〃」って
ないわぁ~
並び替え でけへんやんかぁ

ももい

エクセル あるあるやなぁ

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ACCESS ってどんな ソフト?

やりたいことによっては、EXCELではちょっと無理があるということがわかってきたので、ACCESSでなにができるのか、そもそもACCESSってどんなソフトか。理解していきましょう。

ACCESS 「データベースオブジェクト」の種類と機能

  • テーブル   データを蓄える
  • クエリ    抽出や集計をする
  • フォーム   入力や表示をする
  • レポート   印刷
  • マクロ
  • モジュール

テーブル

ACCESSのデータベースにデータを入力するには、

  1. 直接テーブルにデータを入力する
    Excelの表に入力するのと同じ感覚で入力できますが、途中行を挿入するという概念はなく、新規追加で入力していき、のちにクエリを使って並び替えたり集計する
  2. 「フォーム」入力用の画面をデザインして入力する
    入力間違いを防ぐあらゆる入力を支援する多くの機能がある
    例えば郵便番号で7桁の数字を入れれば「000-0000」に自動的に形式を整える機能や、郵便番号から住所を自動入力する機能がある
  3. インポート
    他のソフト(例えば基幹システム)のデータを取り込む

クエリ

クエリはテーブルからデータを抽出、集計などデータを活用するのに重要な役割をもつ
また、データの削除や更新、さらに新たなテーブルを作成するなど、データをより有効に利用できる

フォーム

フォームはデータを様々な形で表示することができます

  1. 単票形式
    カード形式で、1つのレコードを1画面に表示する
  2. 表形式
    一覧で見やすく表示する
  3. データシート形式
    テーブルと同じ形式で表示する
  4. 帳票形式
    明細書や納品書のように表示する

また、ボタンを配置したメニューや、フォームやレポートをタブで切り替えるナビゲーションなど、使用目的によってさまざまな形式のフォームを作成できる

レポート

フォームと同様に単票形式、表形式、帳票形式、また、定型用紙に合わせて印刷できる

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EXCEL のあかんとこ ACCESS で解決⁉

EXCELの表の式や罫線がくずれる問題 ACCESSでは?

EXCELでは行を追加したり列を削除したり、自由にできます

たとえばこんな表や

こんな表をエクセルでつくります

行を分類最終行に追加した場合など、式の参照セルが変わってしまうことが多々あります。
せっかく作ったグラフもくずれてしまったり、罫線もひきなおすことになります。

営業

これ、合計値 おかしくないかい?

ももい


知らずに提出してしまい、実績値を感覚で把握している担当者に指摘され、あわてて修正します。
こうなると、ほかの提出資料への信ぴょう性がすべて失われて、すべて見直すよう求められることがありました。

ACCESSでは、テーブル、フォーム、クエリ、レポートが独立して設定できるため、一度作成したレポートがあれば、テーブルを追加、削除しても、それにともなってレポートが瞬時にできあがります。

EXCELをみんなで使うとめんどくさい問題 ACCESSでは?

同じようなファイルを個々で管理していたエクセルファイルをまとめ、一元共有化しようとしました。

EXCELは同時に複数人で編集することはできません。

個々が自由に入力するため、フィールドにはなんの規制もない雑なデータが入力されてしまいます。

入力するとき、ひとつのファイルの項目全部が各担当者に見え、本来見えてはいけない個人情報すべて表示されてしまいます。

ACCESSではテーブルだけのファイルを別においておき、別のファイルにそのテーブルをリンクしてフォーム、レポートをつくることができます。

同時に作業することができ、元のテーブルのセキュリティが保たれます。

フォームの機能として、あらゆる入力規則が設定できたり、特定の形式でしか入力できないよう設定でき、また、このリストからしか入力できないなど、データベースが正しく整理された形で作られます。

各担当者用にそれぞれカスタマイズしたフォームやレポートのファイルをつくることができるので、データの項目のうち、各担当者ごとに特定の項目のみ表示させて入力させることができ、個人情報のだだ漏れは防げます

EXCELのワープロ化問題 ACCESSでは?

エクセルはセルを直接装飾したり、フォントを変えたり、プレビューしながらワードに近いクオリティの書類を作ることができます。

しかし、本来ワードの特性を活かせばもっとクオリティの高い書類ができるのに、エクセルで作ってしまいがちです。

アクセスのレポート機能に関しては、同様にワープロのように作れないわけではありませんが、本来の使用目的は、テーブルをもとに集計、抽出、並び替えなどをクエリを利用して印刷するということです。

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正直 ACCESS のレポート機能への不満はある

ACCESSで期間指定してデータの一覧を印刷したいときこんなことありませんか?

レポートのフッター つまり集計だけのために2枚になってしまう

ももい

うっわ めんどくさいことになってる
アクセス あるあるやぁ

EXCELではシートにできた表を装飾したり、行の高さやプレビュー時に拡大縮小の設定ができるため、このような表も、1枚に収まるよう修正するのは、とても簡単なのでした。

ブ長

便利なACCESSでも、弱点があるんだねぇ。

ももい

ここは やっぱり
ACCESS と EXCEL の連携ですね

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