会社の情報 ACCESSで 社員マスタ 車両マスタ にまとめます

目次

会社の『社員名簿』や『車両リスト』 EXCELからACCESSへ

ももい

会社の情報はどんなふうに管理していますか

ブ長

みんな それぞれエクセルで持ってるよ
自分の仕事に必要な項目を足したりして便利に使ってるよ

ももい

まじかぁ~

基本的な名簿やリストの項目

社員名簿
車両リスト
  • 社員番号
  • 社員氏名
  • 所属部署
  • 入社日
  • 生年月日
  • 住所
  • 車番
  • 車種
  • 車名
  • メーカー
  • プレートナンバー
  • 購入日

50名程度の社員名簿 40台程度の車両リスト ともすればエクセルで十分 かもしれません。

しかし、このあと恐ろしい実態が見えてきました

各担当者が自分のパソコンのローカルにそれぞれの基本的な情報があるエクセルファイルを持ち、自分仕様にカスタマイズしています。
つまり、業務部では『社員情報』オペレータさんの緊急連絡先を追加、『車両リスト』にはその車両の担当オペレータの名前を追加、
整備部では『車両リスト』にもっと詳しい情報を追加して、それぞれがばらばらのファイルを独自に便利に作り変えて、使っています。

総務部ではもちろん社員に関するすべてのデータが必要です。また、入退社によって、社員自体の新規追加、退職による削除があり、常に最新のデータを作っていますが、各担当が独自で作っているエクセルは、それぞれで新規追加、削除を常に行わないといけません。

また、総務が作る社員情報の中身は個人情報満載のため、共有サーバーに保存しておくから、勝手に見てちょうだいというわけにはいきません。

同じ情報があちこちにあり、全く共有されず、一元化もされていない。

ももい

ちっちゃい会社のデータ管理 あるある やなぁ

ACCESSで『社員マスタ』作成

こんな社員フォームを作っていきます。そのための準備として必要な情報(項目)をあつめていきましょう。

社員マスタ02

社員情報に必要な項目を ぜんぶ集めます

基本情報 と データ型
  • 社員CD   整数型
  • 部署CD   整数型
  • 氏名    テキスト型
  • カナ    テキスト型
  • 入社日   日付型
  • 生年月日  日付型
  • 郵便番号  テキスト型
  • 住所1    テキスト型
  • 住所2    テキスト型
  • 退職日   日付型
基本となる項目はこんなもんやろか

追加情報(項目) 各部署にまわってあつめました

業務部 追加情報
  • 携帯番号
  • メールアドレス
  • 緊急連絡先
  • 資格
  • 血液型
  • 血圧
  • 経験年数
オペレータとの連絡のために携帯や緊急連絡先が必要やね
それと、現場に提出する書類用に資格や経験年数もいるわな。
総務部
  • 通勤車両情報
    (ナンバープレートや任意保険加入状況など)
  • 雇用保険番号
  • 基礎年金番号
  • 健康診断受診日 
     受診結果(血圧)
  • 扶養家族情報
  • マイナンバー
    (さすがにこれは別で管理します。今回は含みません)
ありとあらゆる情報が必要ね

基本情報と業務部の追加情報以外だと
保険関連など常に更新して最新の情報にしていますよ

ACCESSで『車両マスタ』作成

こんな車両フォームを作っていきます。そのための準備として必要な情報(項目)をあつめていきましょう。

車両01

車両情報に必要な項目を ぜんぶ集めます

基本情報 と データ型
  • 車両CD  整数型
  • 車種CD  整数型
  • 車名    テキスト型
  • メーカー  テキスト型
  • プレートナンバー  テキスト型
  • 購入日   日付型
  • 廃車日   日付型
車両の基本はようわからんけど
こんなもんかな

追加情報(項目) 各部署にまわってあつめました

業務部 追加情報
  • 担当オペレータ
     その車両を操作するオペレータ
  • 車検日
     配車できない車両を知るため
配車(現場に機械とオペレータを提供する)の立場から これらは必須やね
整備部
  • 車両所有者
  • 車検日
  • 年次点検日
  • 月次点検日
  • 型式
  • 機械番号
  • 刻印番号
  • 車台型式
  • 車台番号
整備士としては車両の情報がすべて。
より詳しい情報がいりますね
総務部
  • 保険期限
  • 保険内容
     対人 対物 自損 他
  • ファイナンス会社
  • 担保・無担保
  • 販売予定金額
  • 販売先
総務としては、車両がリース機かどうか、担保・無担保など、他に知らせるべきではない情報もいっぱいありますね。

今までエクセルで 各自自由に項目を付け足しして使っていた「社員情報」「車両リスト」をACCESSで情報共有するためにすべての情報(項目)を洗い出しました。

さぁ これからいよいよ ACCESSでマスタテーブルをつくっていきましょう

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