会社の情報 社員名簿と車両リストをEXCELからACCESSへ

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会社の社員名簿や車両リスト みんなどんなふうに管理してるんだろう?

会社でみんなが利用している社員名簿や車両リスト 
EXCELからACCESSにするために準備をしていきます
まずは 各部署まわって調査・聞き取りをしていきましょう

目次

会社の『社員名簿』や『車両リスト』 管理方法の調査

ももい

会社の情報はどんなふうに管理していますか

ブ長

みんな それぞれエクセルで持ってるよ
自分の仕事に必要な項目を足したりして便利に使ってるよ

ももい

まじかぁ~ やっぱりそんな気がしてた

社員名簿と車両リストの項目

社員名簿
車両リスト
  • 社員番号
  • 社員氏名
  • 所属部署
  • 入社日
  • 生年月日
  • 住所
  • 車番
  • 車種
  • 車名
  • メーカー
  • プレートナンバー
  • 購入日

50名程度の社員名簿 40台程度の車両リスト ともすればエクセルで十分 かもしれません

しかし、このあと恐ろしい実態が見えてきました

独自カスタマイズ

各担当者が自分のパソコンのローカルに社員名簿や車両リストのエクセルファイルを持ち 自分仕様にカスタマイズしています
業務部では
・『社員情報』オペレータさんの緊急連絡先を追加 
・『車両リスト』にはその車両の担当オペレータの名前を追加
整備部では
・『車両リスト』にもっと詳しい情報を追加

それぞれがばらばらのファイルを独自に便利に作り変えて 使っていました

どれが最新の情報なのか わからない

総務部ではもちろん社員に関するすべてのデータが必要です
また 入退社によって 社員自体の新規追加 退職による削除があり 常に最新のデータを作っていますが 

各担当が独自で作っているエクセルは それぞれで新規追加 削除を常に行わないといけません

同じ情報があちこちにあり どれが最新の社員情報なのか わからなくなっていました

個人情報 ダダ洩れ

総務は社員の入社・退社の情報を即時に反映させるため 最新の情報で管理しています
しかし 総務が作成した社員マスタには 社員の個人情報が満載です 社会保険番号 雇用番号 扶養家族 などなど
そのエクセルを各自がコピーしてもっていき あちこちのパソコンに 社員の個人情報が無防備におかれているありさまでした

総務が作る社員情報の中身は個人情報満載のため 共有サーバーに保存しておくから 勝手に見てちょうだいというわけにはいきませんね

ももい

ちっちゃい会社のデータ管理 あるある やなぁ

では どのようにして これらの問題を解決していくのでしょうか

それがACCESSの得意分野なのです!

ACCESSで『社員マスタ』作成

こんな社員フォームを作っていきます そのための準備として必要な情報(項目)をあつめていきましょう

社員マスタ02

社員情報に必要な項目を ぜんぶ集めます

基本情報 と データ型
  • 社員CD   整数型
  • 部署CD   整数型
  • 氏名    テキスト型
  • カナ    テキスト型
  • 入社日   日付型
  • 生年月日  日付型
  • 郵便番号  テキスト型
  • 住所1    テキスト型
  • 住所2    テキスト型
  • 退職日   日付型
基本となる項目はこんなもんやろか

追加情報(項目) 各部署にまわってあつめました

業務部 追加情報
  • 携帯番号
  • メールアドレス
  • 緊急連絡先
  • 資格
  • 血液型
  • 血圧
  • 経験年数
オペレータとの連絡のために携帯や緊急連絡先が必要やね
それと、現場に提出する書類用に資格や経験年数もいるわな。
総務部
  • 通勤車両情報
    (ナンバープレートや任意保険加入状況など)
  • 雇用保険番号
  • 基礎年金番号
  • 健康診断受診日 
     受診結果(血圧)
  • 扶養家族情報
  • マイナンバー
    (さすがにこれは別で管理します。今回は含みません)
ありとあらゆる情報が必要ね

基本情報と業務部の追加情報以外だと
保険関連など常に更新して最新の情報にしていますよ

ACCESSで『車両マスタ』作成

こんな車両フォームを作っていきます そのための準備として必要な情報(項目)をあつめていきましょう

車両01

車両情報に必要な項目を ぜんぶ集めます

基本情報 と データ型
  • 車両CD  整数型
  • 車種CD  整数型
  • 車名    テキスト型
  • メーカー  テキスト型
  • プレートナンバー  テキスト型
  • 購入日   日付型
  • 廃車日   日付型
車両の基本はようわからんけど
こんなもんかな

追加情報(項目) 各部署にまわってあつめました

業務部 追加情報
  • 担当オペレータ
     その車両を操作するオペレータ
  • 車検日
     配車できない車両を知るため
配車(現場に機械とオペレータを提供する)の立場から これらは必須やね
整備部
  • 車両所有者
  • 車検日
  • 年次点検日
  • 月次点検日
  • 型式
  • 機械番号
  • 刻印番号
  • 車台型式
  • 車台番号
整備士としては車両の情報がすべて。
より詳しい情報がいりますね
総務部
  • 保険期限
  • 保険内容
     対人 対物 自損 他
  • ファイナンス会社
  • 担保・無担保
  • 販売予定金額
  • 販売先
総務としては、車両がリース機かどうか、担保・無担保など、他に知らせるべきではない情報もいっぱいありますね。

まとめ

今までエクセルで 各自自由に項目を付け足しして使っていた「社員情報」「車両リスト」をACCESSで情報共有するためにすべての情報(項目)を洗い出しました

さぁ これからいよいよ ACCESSでマスタテーブルをつくっていきましょう

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