【マスタテーブル作成】 EXCEL から ACCESS のテーブルをつくった

ACCESSテーブル

会社の基本情報をEXCELからACCESSへ ってどうすればいいの?
各部署で必要な項目を調べたけど それをACCESSにどう移行するの?

会社でみんなが利用している名簿やリストを各部署をまわって調べました
それぞれの部署では必要最小限の情報を各自で更新しながら利用していますが
それを集約してひとつのデータベースにしていくべきです

この記事では集めた情報をACCESSのデータベースにする方法を説明します
ACCESSの第一歩 テーブルを
EXCELのデータを利用して作ってみましょう

目次

【マスタテーブル】 EXCEL から ACCESS のテーブルをつくった

ACCESSにはテーブルというオブジェクトがあります EXCELのセルとよく似ています 今回は せっかくみんなが一生懸命管理してきたEXCELのデータを利用して ACCESSのテーブルをつくってみましょう

『ACCESSの基本』マスタテーブルをつくった

STEP
社員情報をEXCELで作った

基本データと各部署からあつめた項目をすべて合わせた『社員情報』をEXCELにまとめます

EXCEL社員情報
『TM-WebTools』さんの「テストデータ生成」ツールを利用して作成した架空のダミーデータです

TM-WebTools ブラウザ上で簡単に使用できるWebツールが公開されています

STEP
EXCELデータをACCESSで読み込んで テーブルを作成

Excel のデータを Access で読み込んで あっというまに社員マスタテーブルができました
M_社員 テーブルで保存します

社員テーブル
STEP
データ型を設定していきます
社員マスタデータ型
STEP
車両マスタテーブルも社員と同様に作ります
車両テーブル

M_車両 テーブルで保存します

ももい

社員情報と車両リスト 主要な2つの情報が ACCESSのテーブルになりました。
今度は 登録を便利にするためのマスタテーブルをつくってみましょう。

グループ化できる項目をマスタにします

社員マスタの所属部署はグルーブ化できます 部署マスタを使ってデータの登録を便利に

社員マスタの中に 部署が登録されています これ、よく見ると 総務 建機 業務 などグループにできますね
そこで、ACCESSのテーブルで最も便利な機能として グループ化できる項目はマスタ化すると 登録がとても便利になるんです

社員CD部署氏名カナ性別入社日
1総務湯浅 音葉ユアサ オトハ1992/2/1
2建機山室 幸次ヤマムロ コウジ1995/8/5
3業務小原 信義コハラ ノブヨシ1995/10/18
4業務谷 奈緒美タニ ナオミ1996/9/22
5建機森脇 花菜モリワキ ハナ1997/1/27
6建機熊沢 金作クマザワ キンサク1998/3/27
7業務東 松雄ヒガシ マツオ2001/5/17
8総務平間 遥ヒラマ ハルカ2001/11/3
9建機平川 謙二ヒラカワ ケンジ2001/11/24
10建機市川 裕司イチカワ ユウジ2002/3/18
POINT

EXCELの場合 所属部署を自由な形で入力できます 例えば 「総務」「総務部」「総 務」などなど
後に ACCESSの得意技である抽出機能を使った場合 この3種はすべて別部署とみなされてしまいます
そのために 所属部署をマスタ化し所属マスタより選んで登録することにより データの整合性をとります

部署マスタは 営業 総務 経理 業務 建機 の5部署となります

部署CD部署名
1営業
2総務
3経理
4業務
5建機

部署マスタを作ったら 社員マスタには 部署CD 1~5の数字を登録する項目があればOKです

ももい

これで社員マスタの準備が整いました
次は 車両マスタ いきます!

『車両マスタ』には『車種マスタ』と『社員マスタ』が利用できます

車両CD車種車名メーカー担当オペレータ購入日
1ローダーミニホイールローダー1カトウ関口 英雄1992/2/1
2ローダーバックホーローダー1コベルコ早川 等1995/8/5
3ローダーミニホイールローダー2カトウ板東 進也1995/10/18
4ショベルカーPC1USコマツ福富 正治1996/9/22
5ショベルカーPC3USコマツ山元 一太郎1997/1/27
6フォークリフトPC701LCコベルコ瀬戸 義夫1998/3/27
7ローダーバックホーローダー3コマツ谷 奈緒美2001/5/17
8フォークリフトPC2006カトウ藤澤 光2001/11/3
9フォークリフトPC2008コベルコ遠田 晃一2001/11/24
10ローダーバックホーローダー4コマツ湯浅 音葉2002/3/18

車種マスタには ローダー ショベルカー フォークリフト を登録します。車両マスタの車種CDには車種マスタから車種CDの数字のみを登録していきます

車種CD車種名
1ローダー
2ショベルカー
3フォークリフト

そして車両の担当オペレータには『社員マスタ』から社員CDを選んでいきます 所属部署の登録でも述べたように 名前を登録していくと 誤字や半角スペースの違いで、全く違った人と見なされますので 整合性を保つため グループ化される項目はマスタ化するのが鉄則です

まとめ

各部署を回って必要な情報を集めて EXCELからACCESSのテーブルが簡単につくることができました

ももい

テーブルがそろったら いよいよ フォーム画面を作っていきましょう

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