会社の基本情報をEXCELからACCESSへ ってどうすればいいの?
各部署で必要な項目を調べたけど それをACCESSにどう移行するの?
会社でみんなが利用している名簿やリストを各部署をまわって調べました
それぞれの部署では必要最小限の情報を各自で更新しながら利用していますが
それを集約してひとつのデータベースにしていくべきです
この記事では集めた情報をACCESSのデータベースにする方法を説明します
ACCESSの第一歩 テーブルを
EXCELのデータを利用して作ってみましょう
【マスタテーブル】 EXCEL から ACCESS のテーブルをつくった
ACCESSにはテーブルというオブジェクトがあります EXCELのセルとよく似ています 今回は せっかくみんなが一生懸命管理してきたEXCELのデータを利用して ACCESSのテーブルをつくってみましょう
『ACCESSの基本』マスタテーブルをつくった
基本データと各部署からあつめた項目をすべて合わせた『社員情報』をEXCELにまとめます
![EXCEL社員情報](https://access-mania.com/wp-content/uploads/excel-syain1.png)
ACCESSシステムを作って公開するにあたって
マニア建機リースの社員情報や車両情報などのデータがないと作ることはできません
しかし 実際のデータを使うことはできません
そこで そんなデータをランダムに作ってくれるツールがあります
Excel のデータを Access で読み込んで あっというまに社員マスタテーブルができました
M_社員 テーブルで保存します
![社員テーブル](https://access-mania.com/wp-content/uploads/access02-1-1024x643.png)
![社員マスタデータ型](https://access-mania.com/wp-content/uploads/access03-1024x729.png)
![車両テーブル](https://access-mania.com/wp-content/uploads/access04-1024x595.png)
M_車両 テーブルで保存します
![](https://access-mania.com/wp-content/uploads/3.png)
社員情報と車両リスト 主要な2つの情報が ACCESSのテーブルになりました。
今度は 登録を便利にするためのマスタテーブルをつくってみましょう。
グループ化できる項目をマスタにします
社員マスタの所属部署はグルーブ化できます 部署マスタを使ってデータの登録を便利に
社員マスタの中に 部署が登録されています これ、よく見ると 総務 建機 業務 などグループにできますね
そこで、ACCESSのテーブルで最も便利な機能として グループ化できる項目はマスタ化すると 登録がとても便利になるんです
社員CD | 部署 | 氏名 | カナ | 性別 | 入社日 |
---|---|---|---|---|---|
1 | 総務 | 湯浅 音葉 | ユアサ オトハ | 女 | 1992/2/1 |
2 | 建機 | 山室 幸次 | ヤマムロ コウジ | 男 | 1995/8/5 |
3 | 業務 | 小原 信義 | コハラ ノブヨシ | 男 | 1995/10/18 |
4 | 業務 | 谷 奈緒美 | タニ ナオミ | 女 | 1996/9/22 |
5 | 建機 | 森脇 花菜 | モリワキ ハナ | 女 | 1997/1/27 |
6 | 建機 | 熊沢 金作 | クマザワ キンサク | 男 | 1998/3/27 |
7 | 業務 | 東 松雄 | ヒガシ マツオ | 男 | 2001/5/17 |
8 | 総務 | 平間 遥 | ヒラマ ハルカ | 女 | 2001/11/3 |
9 | 建機 | 平川 謙二 | ヒラカワ ケンジ | 男 | 2001/11/24 |
10 | 建機 | 市川 裕司 | イチカワ ユウジ | 男 | 2002/3/18 |
EXCELの場合 所属部署を自由な形で入力できます 例えば 「総務」「総務部」「総 務」などなど
後に ACCESSの得意技である抽出機能を使った場合 この3種はすべて別部署とみなされてしまいます
そのために 所属部署をマスタ化し所属マスタより選んで登録することにより データの整合性をとります
部署マスタは 営業 総務 経理 業務 建機 の5部署となります
部署CD | 部署名 |
---|---|
1 | 営業 |
2 | 総務 |
3 | 経理 |
4 | 業務 |
5 | 建機 |
部署マスタを作ったら 社員マスタには 部署CD 1~5の数字を登録する項目があればOKです
![](https://access-mania.com/wp-content/uploads/5-150x150.png)
![](https://access-mania.com/wp-content/uploads/5-150x150.png)
![](https://access-mania.com/wp-content/uploads/5-150x150.png)
これで社員マスタの準備が整いました
次は 車両マスタ いきます!
『車両マスタ』には『車種マスタ』と『社員マスタ』が利用できます
車両CD | 車種 | 車名 | メーカー | 担当オペレータ | 購入日 |
---|---|---|---|---|---|
1 | ローダー | ミニホイールローダー1 | カトウ | 関口 英雄 | 1992/2/1 |
2 | ローダー | バックホーローダー1 | コベルコ | 早川 等 | 1995/8/5 |
3 | ローダー | ミニホイールローダー2 | カトウ | 板東 進也 | 1995/10/18 |
4 | ショベルカー | PC1US | コマツ | 福富 正治 | 1996/9/22 |
5 | ショベルカー | PC3US | コマツ | 山元 一太郎 | 1997/1/27 |
6 | フォークリフト | PC701LC | コベルコ | 瀬戸 義夫 | 1998/3/27 |
7 | ローダー | バックホーローダー3 | コマツ | 谷 奈緒美 | 2001/5/17 |
8 | フォークリフト | PC2006 | カトウ | 藤澤 光 | 2001/11/3 |
9 | フォークリフト | PC2008 | コベルコ | 遠田 晃一 | 2001/11/24 |
10 | ローダー | バックホーローダー4 | コマツ | 湯浅 音葉 | 2002/3/18 |
車種マスタには ローダー ショベルカー フォークリフト を登録します。車両マスタの車種CDには車種マスタから車種CDの数字のみを登録していきます
車種CD | 車種名 |
---|---|
1 | ローダー |
2 | ショベルカー |
3 | フォークリフト |
そして車両の担当オペレータには『社員マスタ』から社員CDを選んでいきます 所属部署の登録でも述べたように 名前を登録していくと 誤字や半角スペースの違いで、全く違った人と見なされますので 整合性を保つため グループ化される項目はマスタ化するのが鉄則です
まとめ
各部署を回って必要な情報を集めて EXCELからACCESSのテーブルが簡単につくることができました
![](https://access-mania.com/wp-content/uploads/5-150x150.png)
![](https://access-mania.com/wp-content/uploads/5-150x150.png)
![](https://access-mania.com/wp-content/uploads/5-150x150.png)
テーブルがそろったら いよいよ フォーム画面を作っていきましょう