【マスタテーブル作成】 EXCEL から ACCESS のテーブルをつくった

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【マスタテーブル】 EXCEL から ACCESS のテーブルをつくった

ACCESSにはテーブルというオブジェクトがあります。EXCELのセルとよく似ています。今回は、せっかくみんなが一生懸命管理してきたEXCELのデータからACCESSのテーブルをつくってみましょう

『ACCESSの基本』マスタテーブルをつくった

STEP
社員情報をEXCELで作った

基本データと各部署からあつめた項目をすべて合わせた『社員情報』をEXCELにまとめます

EXCEL社員情報
『TM-WebTools』さんの「テストデータ生成」ツールを利用して作成した架空のダミーデータです

TM-WebTools ブラウザ上で簡単に使用できるWebツールが公開されています

STEP
EXCELデータをACCESSで読み込んで テーブルを作成

Excel のデータを Access で読み込んで あっというまに社員マスタテーブルができました
M_社員 テーブルで保存します

社員テーブル
STEP
データ型を設定していきます
社員マスタデータ型
STEP
車両マスタテーブルも社員と同様に作ります
車両テーブル

M_車両 テーブルで保存します

ももい

社員情報と車両リスト 主要な2つの情報が ACCESSのテーブルになりました。
今度は 登録を便利にするためのマスタテーブルをつくってみましょう。

グループ化できる項目をマスタにします

社員マスタの所属部署はグルーブ化できます 部署マスタを使ってデータの登録を便利に

社員マスタの中に 部署が登録されています これ、よく見ると 総務 建機 業務 などグループにできますね
そこで、ACCESSのテーブルで最も便利な機能として グループ化できる項目はマスタ化すると 登録がとても便利になるんです

社員CD部署氏名カナ性別入社日
1総務湯浅 音葉ユアサ オトハ1992/2/1
2建機山室 幸次ヤマムロ コウジ1995/8/5
3業務小原 信義コハラ ノブヨシ1995/10/18
4業務谷 奈緒美タニ ナオミ1996/9/22
5建機森脇 花菜モリワキ ハナ1997/1/27
6建機熊沢 金作クマザワ キンサク1998/3/27
7業務東 松雄ヒガシ マツオ2001/5/17
8総務平間 遥ヒラマ ハルカ2001/11/3
9建機平川 謙二ヒラカワ ケンジ2001/11/24
10建機市川 裕司イチカワ ユウジ2002/3/18
POINT

EXCELの場合 所属部署を自由な形で入力できます。例えば 「総務」「総務部」「総 務」などなど。
後に ACCESSの得意技である抽出機能 この場合、この3種はすべて別部署とみなされてしまいます
そのために、所属部署をマスタ化し所属マスタより選んで登録することにより データの整合性がとれます

部署マスタは 営業 総務 経理 業務 建機 の5部署となります

部署CD部署名
1営業
2総務
3経理
4業務
5建機

部署マスタを作ったら 社員マスタには 部署CD 1~5の数字を登録する項目があればOKです

ももい

これで社員マスタの準備が整いました
次は 車両マスタ いきます!

『車両マスタ』には『車種マスタ』と『社員マスタ』が使えますね

車両CD車種車名メーカー担当オペレータ購入日
1ローダーミニホイールローダー1カトウ関口 英雄1992/2/1
2ローダーバックホーローダー1コベルコ早川 等1995/8/5
3ローダーミニホイールローダー2カトウ板東 進也1995/10/18
4ショベルカーPC1USコマツ福富 正治1996/9/22
5ショベルカーPC3USコマツ山元 一太郎1997/1/27
6フォークリフトPC701LCコベルコ瀬戸 義夫1998/3/27
7ローダーバックホーローダー3コマツ谷 奈緒美2001/5/17
8フォークリフトPC2006カトウ藤澤 光2001/11/3
9フォークリフトPC2008コベルコ遠田 晃一2001/11/24
10ローダーバックホーローダー4コマツ湯浅 音葉2002/3/18

車種マスタには ローダー ショベルカー フォークリフト を登録します。車両マスタの車種CDには車種マスタから車種CDの数字のみを登録していきます

車種CD車種名
1ローダー
2ショベルカー
3フォークリフト

そして車両の担当オペレータには『社員マスタ』から社員CDを選んでいきます。所属部署の登録でも述べたように 名前を登録していくと 誤字や半角スペースの違いで、全く違った人と見なされますので、整合性を保つため、グループ化される項目はマスタ化するのが鉄則です

ももい

テーブルがそろったら いよいよ フォーム画面を作っていきましょう

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