【フォーム】ACCESSで社員マスタと車両マスタの登録画面をつくろう

ACCESSフォーム

会社の情報を集めて EXCELファイルから ACCESS のテーブルができました
テーブルからフォームを作る方法は?
フォームを作るメリットは?

EXCELからACCESSのテーブルを作りました
会社の情報 社員名簿や車両リストなど 各部署で必要なすべての項目を網羅したテーブルです

いよいよ 次はACCESSのオブジェクトであるフォームを作っていきましょう
テーブルを更新、追加、修正、削除などはこのフォームを作れば簡単にできます

目次

【フォーム】ACCESSで社員マスタと車両マスタの登録画面をつくろう

社員マスタ登録のための画面(フォーム)をつくる

社員マスタテーブルから簡単にフォームができる

こんなフォームを作ります

※ダミーデータとはいえ、電話番号やメールアドレスは消しときます

部署マスタを呼び出して選ぶ

社員マスタの部署登録はドロップダウンリストから選んで登録

えらぶと横のテキストボックスに部署名が表示されます

社員マスタのデータには部署CDがセットされます

車両マスタ登録のための画面をつくる

車両マスタテーブルから簡単にフォームができる

ブ長

ACCESSだと簡単に システムがつくれるね

ももい

まだまだこれからですわ!
今度は各部署の業務にあわせたそれぞれの業務仕様でカスタマイズしていきます!

【フォームのカスタマイズ】部署ごとに必要な項目を表示する

整備部用 車両マスタ登録画面のカスタマイズ

整備部は車両管理の責任部署です。車両の情報を効率よく登録・修正できるよう マスタテーブル作成 で作った『車種マスタ』を利用します

車両マスタ画面に 車種登録用のドロップダウンリストを設置します。

整備部車両マスタ

車両CD 1 の車種は 車種CDのコンボボックスの下矢印をクリックすることで、車種マスタに登録されてある内容が表示され、選ぶことができます。車種マスタに登録されるのは 車種CD 数値になります。実際のローダーやショベルカーなどを入力すると半角全角、長音記号(ー)、マイナス(-)などのミスにより、後に車種で絞り込むという機能が使えません。より効率的で整合性がとれたデータになります。

業務部用 車両マスタ登録画面のカスタマイズ

業務部は 注文の建機にオペレータを配車して現場に提供するという重要な仕事を日々行っています。それで どの車両がどのオペレータの担当であるか 知ることが大事です

そこで車両マスタに 担当オペレータ登録用のドロップダウンリストを設置します

業務部車両マスタ

担当オペを 社員マスタから簡単に選ぶにはためのクエリをつくります
オペレータなので 部署は「建機」のみ そして 在籍しているものに限るので 退職日が登録されていないもの というふうにクエリをつくります

クエリはテーブルなどから 条件に合ったデータだけを抽出することができます。

総務部用 社員マスタ登録画面のカスタマイズ

総務部にとっては社員に関して、入社、退社、情報変更、追加など すべてのシーンですべての項目が必要となります。

情報量(項目数)がかなり多くなるので、項目をタブコントロールを使ってスッキリとしたフォームができます。緊急連絡先の項目、通勤車両のナンバーや保険情報などをそれぞれのタブに配置して、タブを切り替えて表示します。

社員マスタ01
社員マスタ02

このように基本情報をフォームに配置し 緊急連絡先 車両・保険 をそれぞれのタブに配置し設置します

タブコントロール
ブ長

データを一元化して、各部署ごとにカスタマイズして共有化ができたね

ももい

これ ACCESSの序の口ですよ
ACCESSの可能性はまだまだ果てしなく続んですよ~

まとめ

前章でEXCELからテーブルを作りました
そしてそのテーブルを利用してフォームを作りました
フォームにはデータの整合性を保つための入力規制や簡単に項目を選ぶことができる機能があり とても便利に利用できます
ACCESSのオブジェクトであるテーブル フォーム クエリを利用して 各部署で使っていたEXCELファイルが
ACCESSのデータベースに一元化されました

これで それぞれが同時に最新のデータを使用することができるようになりました

しかも データとしては同じテーブルでありながら 各部署では必要な項目だけを利用することができました

ここまででもACCESSの力を知っていただいたと思います

次章では このちっちゃい会社に基幹業務システムなるものが存在することを踏まえて 基幹業務システムとACCESSの連携を実現していきます

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