基幹業務システムとACCESSとの連携

基幹システム連携

会社の基幹システムにあるマスタと累積データ これらと連携してつくるACCESSシステムって?
基幹システムのデータとの連携の仕方は?

各部署の担当者がそれぞれエクセルで管理していた社員情報と車両リストをACCESSで一元化することに成功しました

しかしこの会社には基幹業務システムがありました
そのシステムには当然 社員マスタ 車両マスタがあります 

ならば それと連携して もっと効率的に改善していきましょう

目次

基幹業務システムとACCESSとの連携

基幹システムには各種マスタ類と日々入力される売上データがあります
システムの機能にそのデータをCSVで抽出できるボタンがありました
   なにかできそう・・・そんな気がするももいでした

EXCEL情報管理からACCESSデータベースへ 共有一元化の足跡まとめ

ももい

ちっちゃい会社の業務効率化のために ACCESSでシステムをつくっていくももいです

  • 社名  :マニア建機リース(仮名)
  • 業種  :建機のリース会社 
         (工事用建機とオペレータを工事現場へ提供)
  • 従業員 :事務所20名 オペレータ30名
  • 保有車両:40台 ショベルカーやフォークリフト他

ももいは総務として、電球の球替えと備品の発注のかたわら、会社の基本情報のデータ管理について調べました。

EXCELからACCESSへ 業務改善の記録をまとめます

STEP
会社の基本情報 どうやって管理してる?

『社員名簿』は総務部が入社、退社時に追加、削除。内容の変更があれば、修正変更などを行います。それを共有ファイルサーバーに保存し管理しています。

『車両リスト』は整備部が新車納入や廃車の情報により、追加、削除、修正などを行います。同様に共有ファイルサーバーに保存し管理しています。

ともに EXCELです。

STEP
各部担当者はどう利用している?

ファイルサーバーに保存されている『社員名簿』や『車両リスト』のEXCELファイルを 各自自分のパソコンのローカルにコピーし、それをもとに自分の業務に必要な項目を追加して使っています。

当然、新入社員や退職社員、新車、廃車が発生した最新のデータはその自分のデータには反映されず、ときどき総務作成の社員名簿、整備作成の車両リストのファイルをのぞきにいって、自分のデータに追加、削除など行わなければならず、ともすれば、各自がばらばらで自分が必要な項目以外は古い内容もまま ということがざらです。

STEP
EXCELで作成された『社員名簿』『車両リスト』をACCESSデータベースにかえた

各部署が独自であつめた情報(項目)をぜんぶあつめました。それを、ACCESSのテーブルにしました。

そのテーブルから登録・修正画面を作りました。各担当者が登録しやすいように、『部署マスタ』『車種マスタ』を作り プルダウン機能もつけました。

各部署で必要な項目、不要な項目を整理して、その部署のためのフォームをカスタマイズしました。

いままでばらばらにいろんなところに保存されていた『社員名簿』『車両リスト』がACCESSで データは『社員マスタ』『車両マスタ』となり、ひとつのデータを各部署で共有一元化。業務効率がアップしました。

ももい

うっすら気づいんたんやけど
この会社 基幹業務システムって導入されてますよね

ブ長

そやで
うちには受注・配車から請求・支払まで一貫した業務管理システムが
あんで~

ももい

あちゃ~ 
そこにはもちろん 社員マスタや車両マスタもすでにありますねんね。

ブ長

もちのろんや

ももい

なら 方向転換や その基幹システムには エクスポート機能ありますね

ブ長

あんまよう知らんわ 
ま、調べてみてみて!

基幹システムとACCESSの『社員マスタ』の項目を洗い出した

基幹システム
ACCESS
  • 社員CD
  • 氏名
  • カナ
  • 部署CD
  • 入社日
  • 生年月日
  • 退職日
  • 社員CD
  • 氏名
  • カナ
  • 部署CD
  • 住所
  • 性別
  • 入社日
  • 生年月日
  • 退職日
  • 緊急連絡先
  • 血液型
  • 血圧
  • 業務経験起算日
  • 通勤車両情報

このように基幹システムにある社員マスタは とても簡易なものです 
受注配車業務と請求や支払または給与のための勤怠につながるシステムでありマスタは最小限の内容でつくられていました 
そのためにマニア建機では 別途 EXCELで各自必要な情報を作っていました 
これまでももいは 各自が各々PCのローカルに持っていたEXCELのデータをACCESSで一元化し共有化しました

しかしその後 「会社には基幹システムがあるんだよ」 と聞いたももいは
「ここにもあったんか」とその基幹システムとACCESSとの連携により効率化を図るべく さらに奮闘したのでした

基幹システムの『社員マスタ』をCSVで抽出し「社員テーブル」を作ります

システムから社員マスタをCSVで抽出

システムにはマスタデータをCSV形式のファイルにエクスポートする機能がありました。

エクスポート社員

抽出したデータの項目

  1. 社員CD
  2. 部署CD
  3. 氏名
  4. カナ
  5. 入社日
  6. 生年月日
  7. 退職日

抽出した社員マスタのCSVファイルから ACCESSテーブルをつくります

STEP
外部データの取込

ACCESSを新規で開き 外部データの新しいデータソースのファイルからのテキストファイルをえらびます

ACCESS外部データ
STEP
データのインポート

参照から抽出したCSVファイルをえらび 現在のデータベースの新しいテーブルにソースデータをインポートするをえらび OKを押します

インポート
STEP
テキストインポートウィザード

テキストインポートウィザードが開きます
文字化けしている場合は 設定を押します

テキストインポートウィザード
STEP
インポート定義

コードページから Unicode(UTF-8)をえらびます

インポート定義
STEP
先頭行をフィールド名に

文字化けがなおりました 先頭行をフィールド名として使う にチェックをいれ 次へ

フィールド名
STEP
主キーの設定

次のフィールドに主キーを設定する に 重複しない項目である社員CD をえらぶ

主キー
STEP
テーブル名

インポート先のテーブルに テーブルの任意の名前をいれ 完了を押します ここでは『SYS社員』としました

インポート先のテーブル
STEP
インポート操作の保存

インポートが完了しました この処理を覚えさせたい場合はインポート操作の保存を押します
次回からこれまでの処理が自動的に行われます

インポート操作の保存
STEP
テーブル完成

社員のテーブル(SYS社員)ができました

社員テーブル
STEP
テーブルの内容確認

システムから抽出したCSVからそのままの内容でテーブルができました

テーブル中身
STEP
データ型 変更

データ型が正しくセットされているか確認します データの内容から自動的に型を認識しますが
先頭のレコードの退職日が未登録の場合は 短いテキストとなっています 日付型に変更します

データ型
ももい

システムにある社員マスタからACCESSで「社員テーブル」ができたから
次は 先にACCESS化した『社員マスタ』とのリンクやね

システムの社員テーブルとACCESSの社員マスタとのリンク

社員マスタと社員テーブルでダブっている項目は社員マスタから削除

ACCESSでつくった社員マスタの項目から同じ内容のものは削除し
システムの社員マスタの項目をいかします
2つのデータをリンクさせるには【社員CD】がキーとなります

M社員

システムからのSYS社員(テーブル)にある項目

  1. 社員CD
  2. 部署CD
  3. 氏名
  4. 入社日
  5. 生年月日
  6. 退職日

これらがダブっていますので キーとなる【社員CD】以外の項目を削除します

両方の社員情報をACCESSでつないでひとつのデータに

システムからつくったACCESS 「SYSDATA.accdb」の「SYS社員」と
先につくったACCESS 「基本情報.accdb」の「M_社員」のテーブルをクエリでつなぎます

『基本情報.accdb』を起動し、外部データ⇒データベースから⇒ACCESS を選びます

STEP
ACCESSデータベースのインポート

基本情報.accdb』を起動し、外部データ⇒データベースから⇒ACCESS を選びます

基本情報accdb
STEP
リンクするACCESSデータをえらぶ

ファイル 参照から SYSDATA.accdb を選びます

SYSDATAaccdb
STEP
テーブルのリンク

テーブルのリンクより 「SYS社員」を選び OK を押す

テーブルのリンク
STEP
クエリデザインから

二つのテーブルができました 今度はクエリデザインをひらきます

クエリデザイン
STEP
クエリ画面に追加

テーブルの表示から M_社員 と SYS社員 をクエリ画面に追加します

クエリに追加
STEP
項目の結合

M_社員の社員CD と SYS社員の社員CD をドラッグして結びます

結合
STEP
結合されたデータ

テーブル表示させると両方の情報が社員CDでつながってすべての項目が表示できた

テーブル表示

まとめ

ACCESSで作った社員マスタ 車両マスタは

基幹業務システムとの連携でさらに一元共有化を実現できました
この連携によりさらにACCESSの力を発揮することができます 次の 建設業向けアプリ開発へ進みましょう

ブ長

これで社内の社員情報は一元化できたな

ももい

基幹システムで基本的な社員の情報を追加して
補助的な内容はACCESSで更新していけばいいんです
車両マスタのほうも 同様の方法でOKです

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