《安全書類》ACCESSで 作業員名簿 持込機械等使用届 資格証 作成システム

目次

労働安全衛生法に関わる主な『安全書類』とは

建設業の労務安全書類(グリーンファイル)とは下請業者が現場に入る時、元請業者に提出する労務関連の書類であり、元請が現場の人員や機械を安全面から管理するためにある書類です。 「建設現場の安全を守るために必要な書類」のことを指します。

ACCESSで『安全書類』作成ツール 作り方

『安全書類』作成する書類とは
  1. 【全建統一様式 第5号】 作業員名簿
  2. 【全建統一様式 第5号-別紙】 社会保険加入状況
  3. 【全建統一様式 第9号】持込機械等(移動式クレーン、車両系建設機械等)使用届
  4. 資格・免許の写し

安全書類の統一様式と必要な項目

【全建統一様式 第5号】作業員名簿

作業員名簿エクセル
『作業員名簿』の上部の項目
  1. 事業所の名称
  2. 所長名
  3. 作成日
  4. 一次会社名
  5. 自社会社名
  6. 提出日
『作業員名簿』明細部分の項目
  1. 氏名・ふりがな
  2. 職種
  3. ※(特記事項)
  4. 雇入年月日
  5. 経験年数
  6. 生年月日
  7. 年齢
  8. 現住所と電話番号
  9. 家族連絡先と電話番号
  10. 最近の健康診断日
  11. 血圧
  12. 血液型
  13. 特殊健康診断日と種類
  14. 雇入・職長・特別教育
  15. 技能講習
  16. 免許
  17. 入場年月日
  18. 受入教育実施年月日

【全建統一様式 第5号-別紙】社会保険加入状況

社会保険加入状況(別紙)の項目
  1. 氏名・ふりがな
  2. 健康保険
  3. 年金保険
  4. 雇用保険

【全建統一様式 第9号】
持込機械(移動式クレーン・車両系建設機械等)使用届

『持込機械使用届』の上部の項目
  1. 事業所の名称
  2. 所長名
  3. 一次会社名
  4. 持込会社名
  5. 代表者名
  6. 電話
  7. 日付記入部分
『持込機械使用届』の欄内の項目
  1. 使用会社名・代表者名
  2. 機械
  3. 持込年月日
  4. 搬出予定年月日
  5. 使用場所
  6. 運転者(取扱者)
  7. 自主検査有効期限
  8. 移動式クレーン等の性能検査有効期限
  9. 自動車検査証有効期限
  10. 任意保険
  11. 接触防止措置等
  12. 機械等の特性・その他その使用上注意すべき事項
  13. 元請確認欄
  14. 受付番号
  15. 受付確認者
ブ長

現場が決まると 業務担当者は
これだけの書類を提出しないといけなくて
けっこう 毎回大変らしい

ももい

今まで整理してきた情報と作った『社員マスタ』『車両マスタ』を使って
ACCESSで書類作成ツールをつくってみます

【全建統一様式 第5号】作業員名簿を作成するためのフォームをつくります

ACCESSで作業員名簿を作成するためのフォームをつくります

なるべく帳票のレイアウトをそのまま配置したフォームをつくります。

基本情報をフォームのヘッダー部分で入力し、作業員はサブフォームに社員マスタを呼び出して追加していきます
作業員をコンボボックスで選ぶと横に社員マスタの情報が自動的に呼び出されセットされます

作業員フォーム

作業員名簿を印刷して提出するEXCELのフォームをつくります

ACCESSフォームでデータを入力したら「作業員名簿(エクセル)作成」ボタンを押すと EXCELのフォームにデータをエクスポートし、印刷して提出できる帳票ができあがります。

このようなEXCELフォームをつくります

  • このシートとは別にDATAというシートを作ります。ACCESSからシートDATAにエクスポートされます
  • DATAから VLOOKUP関数を使って作業員名簿のシートにデータが入ります
  • これを印刷し現場に提出します また、EXCELですので別の名前で保存したり、変更なども自由です。

ACCESSのレポート機能を使うのではなく、EXCELに書き出しています。
記録が残しやすく、修正もしやすいためです。

ももい

さて、つぎはおなじフォームから持込機械等使用届 点検表もだしましょう

【全建統一様式 第9号】
持込機械(移動式クレーン・車両系建設機械等)使用届

作業員名簿作成フォームから持込機械へ フォーム作成します

作業員名簿作成のフォームから 「持込機械等使用届 点検表(エクセル)作成」ボタンを押すと その作業員が乗る機械の使用届と点検表を作成するフォームが開きます

持込機械ボタン
持込機械

車両マスタに乗務する担当オペレータのデータがあるので、クエリでつないでこのフォームを作っています

EXCELに書き出します

作業員名簿同様 まず EXCELで下のようなフォームをつくり 別シートDATAにACCESSからデータをインポートします

VLOOKUP関数によりこのフォームにデータが表示され、印刷、保存、そして修正も可能となります

持込機械エクセル

これは便利!『資格・免許証の写し』保存されているEXCELを呼び出す

資格証の写し(EXCEL)をボタンひとつで起動する方法

資格証ボタン

資格証ボタンを押すと あらかじめ作って保存してあるEXCELが起動しますので 印刷して安全書類とともに現場へ提出できます

資格証エクセル

資格証のEXCELが起動する仕組み 解説

STEP
各作業員(オペレータ)の資格証をEXCELで作成

保存するファイル名に注意 ルールに則って名前をつけることにより、ACCESSからパスを読み込んで起動できます

ルール: 氏名の頭文字1文字(かな) + 全角スペース + 社員マスタに登録してある氏名 + .xlsx
 例 :  な 中井 尚司.xlsx

STEP
共有サーバーの決まった場所に保存

共有サーバーのなかの決まったフォルダに資格証EXCELファイルを保存します

例えば \\1xx.2xx.xx.xx\資格証フォルダ\な 中井 尚司.xlsx

STEP
ACCESSフォームの資格証ボタンを押すと

決まったフォルダ(場所)にルールに則った形で保存されているので、パスを取得し、該当する作業員のEXCELファイルを起動することができるのです

『安全書類作成システム』のまとめ

マニア建機のようにオペレータさんと機械を現場に提供する仕事では、現場の安全を図るためにいろんな書類が必要です。

『安全書類』作成した書類とは
  1. 【全建統一様式 第5号】 作業員名簿
  2. 【全建統一様式 第5号-別紙】 社会保険加入状況
  3. 【全建統一様式 第9号】持込機械等(移動式クレーン、車両系建設機械等)使用届
  4. 資格・免許の写し

業務部は配車という作業のほかに、このような書類作成で時間をとられていました。ACCESSを使って便利なシステムを作りました。会社の業務効率化 大成功です!

ブ長

むっちゃ 便利やん!

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