『作業状況参照』 ACCESSでつくった

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運転手の作業状況を参照できるツールをつくった

POINT

これまで社員マスタや車両マスタの情報を使って、書類作成ツールをつくってきましたが、
今度は、日々の作業データから、従業員の作業状況がみられるよう、ACCESSでつくっていきます。この人、この期間、どこの現場でどんな作業をしたんだろう?

という、業務部が知りたい情報を簡単に表示できるツールをつくります。

基幹システムの作業データがもとになります

基幹システムには日々の作業のデータが蓄積されています

基幹システムの流れの中で、日々の作業員のデータが入力されています。
受注して配車をすれば、各作業員の伝票が発行されます。それを現場で作業したあと、その作業後の伝票によって確定すると、データとして蓄積されます。

では 会社のシステムの業務フローを整理してみましょう

STEP
受 注

お客様から機械の受注を受けます。いつ、どの現場に、どの機械を、何台 (いつまで)という情報を入力します

STEP
配 車

受注入力によってつくられた受注データをもとに配車入力をします。〇月〇日にこの現場へこの機械を2台必要というデータの中に、オペレータを配車していきます。

STEP
仕 入

お客様の必要な機械がすべて自社でまかなえない場合、仕入業務が発生します。足りない機械、足りないオペレータを仕入先に発注し、配車データには仕入先を登録します。

STEP
売 上

作業が行われたら 作業日報により確定します。それにより売上データが作られます。

STEP
請 求

お客様の締日にあわせ、請求書を発行します。売上データよりひと月分の請求額を集計し、請求書発行となります。

STEP
支 払

仕入先からの請求書とシステムのデータを確認し、支払額を決定します。

STEP
勤 怠

作業確定したデータをもとに(売上データと同じデータ)オペレータの作業時間、作業内容により勤怠・給与データがつくられます。

蓄積されたデータをACCESSにとりこみます

データをCSVで抽出し ACCESSにとりこみます。

方法は『基幹業務システムとACCESSとの連携』の中に詳しく解説しております

データの項目
  1. ID     データに振られる連番です。キーになります。
  2. 日付    いつ作業したのか
  3. 社員CD  だれが作業したか (社員マスタより)
  4. 車両    どの車両を使用したか(車両マスタより)
  5. 現場CD  どこの現場で作業したか(現場マスタより ※後に解説)

現場マスタもACCESSに取り込みます

基幹システムにある現場マスタも同様に抽出しACCESSのテーブルにします

注意:サンプルデータです。実在する現場名とはいっさい関係ありません。

データがそろったので、いよいよ作業状況システムをつくっていきましょう。

作業状況.accdb に必要なテーブルをリンク ステップ解説

初級編で作ったEXCELで管理していた社員情報や車両情報をACCESSのテーブルにした「基本情報.accdb」にあるテーブルと
中級編で作った基幹システムにあるマスタを抽出してACCESSのテーブルにした「SYSDATA.accdb」にあるテーブルを、「作業情報.accdb」にリンクでつなぎます。

STEP
外部データ ⇒ データベースから ⇒ Access
基本情報accdb
STEP
ファイル名 参照より SYSDATA.accdb を選ぶ
ファイル参照
STEP
テーブルのリンクから テーブルをすべて選択して OK
テーブルのリンク
STEP
「作業状況.accdb」に「SYSDATA.accdb」のテーブルがリンクされた
テーブル追加
STEP
同様の手順で「基本情報.accdb」からすべてのテーブルを選択してOK
基本情報より
STEP
「作業状況.accdb」に必要なすべてのテーブルがリンクされました
全テーブルリンク

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フォームを作っていきます

運転手の作業状況 氏名を期間を指定するフォーム

どの運転手のどの期間の作業状況をみたいのか
まず、このフォームで選びます

社員CDをコンボボックスからプルダウンで表示された社員から選びます。

コンボボックスに設定するクエリはSYS社員から社員CD、氏名、カナ、部署CDをえらび
カナの並べ替えに昇順を選び、全社員は不要で建機部の社員のみを抽出するため、抽出条件として部署CDに5(建機部)をセットします。

社員CDを選ぶと よこのテキストボックスに社員名が自動的に表示されます。
いつからいつまでを入力し表示ボタンを押します。

画面が立ち上がって、作業状況がわかります。

右下には期間指定した間の、この作業員の総労働時間も表示されますので、総務部では労働時間の把握ができ、過重労働対策の上で、参考になります。

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