ACCESSで社員管理システム 【作り方解説】 -その①- テーブル設計

社員管理テーブル
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はじめに - テーブル設計の前に完成形をイメージすることが大事

ではいよいよACCESSで社員管理システムを作っていきます
今回は その① テーブル設計です
前の記事 『ACCESSで社員管理システム【作り方解説】-完成形をイメージする-』で 完成形のフォームをみていただきました 
さきに完成したシステムをイメージしてから テーブル設計していきます

ブ長

まぁ カタチから はいるタイプ ってことやね
ももいくんらしい(笑)

ももい

そうともいいますね(笑)
でもその方が 断然モチベーションあがるんですわ

ACCESSの設計はふつう『テーブル設計』からというのが基本らしいのですが 地味な作業のため なんかなじめません
みなさんにACCESSを楽しく作ってもらうため 漠然とでもいいから こんなシステムを作りたいという見た目優先でいくのをおすすめしています

もちろん テーブル設計の肝(キモ)となるシステムに必要な項目を拾い集めることは前提ですが そこで細かく作りこまず まず必要な項目をどう画面に並べるかを考えることで まだ入り口にはいったばっかりとはいえ 完成したシステムをイメージしながらつくることは 今後の作業のモチベーションの維持に役立つと考えています

完成の概要は前の記事(ACCESSで『社員管理システム』 作り方解説)をごらんください

テーブルとは

テーブルとは 

テーブルは入力したデータを保存しておく場所です
EXCELのワークシートに似ていますが 計算や分析はテーブル上ではできません
縦方向に項目がならび 横方向にデータが1件ずつ格納されます 
項目をフィールド 1件のデータをレコードと呼びます

テーブルデザインの説明

テーブルデザインビュー

① フィールド名

データの項目の名前です
半角英数字を推奨しています が 内容をわかりやすくするために日本語でも入力が可能です

「-」半角ダッシュ/ハイフンは使用しない方がいい 「_」アンダーバーはOK

② データ型

フィールド名に入力するデータの型を定義できます
文字 数字 日付 画像などいろいろできます

  1. 短いテキスト
  2. 長いテキスト
  3. 数値型
  4. 大きい数値
  5. 日付/時刻型
  6. 拡張した 日付/時刻
  7. 通貨型
  8. オートナンバー型
  9. Yes/No型
  10. OLEオブジェクト型
  11. ハイパーリンク型
  12. 添付ファイル
  13. 集計
  14. ルックアップウィザード…

③ 説明(オプション)

フィールドの説明を記すことができます
わたしの場合 フィールド名で半角英数字を使用しているため その際にわかりやすいように日本語で項目の説明しています

④ フィールドプロパティ

データの表示方法や入力支援機能など フィールドの詳細な設定をするための設定項目です
データ型によって設定できるフィールドプロパティの種類は変わります

⑤ テーブルプロパティ

テーブル全体の外観や動作に影響を与えるテーブルの属性です

テーブル作成

テーブル名の一般的なつけかたのルールがあります

マスタ系  :M_〇〇

マスタとは 社員マスタとか顧客マスタなど データベースの基本となるタイプのデータを指します

トランザクション系  :T_〇〇

トランザクションとは 売上データとか請求データなど 増え続けるタイプのデータを指します

作成するテーブル

  1. M_staff :社員管理で基本的な情報
  2. M_busho :部署マスタ
  3. M_shikaku :資格マスタ
  4. T_shikaku :資格テーブル
  5. T_history :社員履歴テーブル
  6. T_fuyo :扶養情報テーブル

まず 前記事で紹介したように 完成形のフォームにどんなテーブルがひもづいているか見てみましょう

社員管理の基本情報と基本タブで使うテーブル

基本テーブル

社員管理の基本フォームでは M_staff (社員マスタ)が使われます
社員情報のなかで 部署を登録する場合に M_busho (部署マスタ)を使います

M_staff

社員マスタ

M_busho

部署マスタ

資格タブで使用するテーブル

資格タブ テーブル

資格タブはその社員が所有している資格を登録していくフォームです 
T_shikaku (資格テーブル)に随時登録してくテーブルです
資格を登録する際に M_shikaku(資格マスタ)から資格をえらぶことができます

T_shikaku

資格テーブル

M_shikaku

資格マスタ

社員履歴タブで使用するテーブル

扶養タブ テーブル

履歴タブでは その社員の履歴を登録します T_history(履歴テーブル)に随時登録していきます

T_history

履歴テーブル

扶養タブで使用するテーブル

扶養タブ テーブル

扶養タブでは社員の被扶養者を T_fuyo(扶養テーブル)に随時登録していきます

T_fuyo

扶養テーブル
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