ACCESSで社員管理システム 【作り方解説】-完成形をイメージする-

社員管理システム
新人

簡単に社員管理のシステムって作れるの?
うちの会社には基幹システムはないから
ACCESSだけで作りたいけど 
初心者なので丁寧に教えてほしいなぁ

ももい

ちっちゃい会社で基幹システムが導入されていない環境を想定して
ACCESSでシステムを作っていく方法を丁寧に教えますよ

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『社員管理システム』のフォームはこんな感じ

社員管理システム これが完成したフォームです

このような社員管理システムをACCESSだけでつくっていきましょう (音無し 2分21秒)

TM-WebTools ブラウザ上で簡単に使用できるWebツールが公開されています

機能紹介

基本情報

  1. 顔写真
  2. 社員コード
  3. 氏名
  4. カナ
  5. 性別
  6. 入社日
  7. 退職日
  8. 部署
  9. 生年月日
  10. 血液型
  11. 経験起算日
  12. 住所
  13. 携帯番号
  14. メールアドレス

基本的な情報としてはこれくらいで十分かもしれませんが 
これまで各部署をまわって情報収集した結果 
さらに項目や機能を追加することになりました

『顔写真』の画像は

社員管理として 顔写真があることはとても便利です
しかし レコード(データ)内に画像を保存することはリスクもあります
画像自体のファイルサイズがそのまま保存されるため 容量が大きくなります
大勢の社員がいる場合は避けた方がいいでしょう
今回は添付ファイルとして作成していますが フォームに画像を表示される方法はこの他にもあります

添付ファイル型とOLEオブジェクト型です この2つは画像をテーブルに保存するためファイルサイズについては先ほど述べたようにリスクが大きい

私がよくやるやりかたは 共有サーバー内に顔写真を保存して イメージのコントロールソースに画像のパスを指定して表示するやり方です このやり方は後に説明記事をつくります

基本タブ

  1. 緊急連絡先
    1. 氏名
    2. カナ
    3. 続柄
    4. 電話番号
    5. 住所
    6. メモ
  2. 通勤車両
    1. プレートNO
    2. 車種
    3. 車体色
    4. メモ
  3. 保険番号 他
    1. 雇用保険番号
    2. 健康保険番号
    3. 基礎年金番号
    4. パスワード
    5. 権限

緊急連絡先

従業員が万が一業務中にケガをして病院に運ばれてしまったとき または 連絡なしに出社しないとき 必要なのが緊急連絡先です

ブ長

木村くん 朝から会社に出社してないんだ
携帯にかけても でないし
誰か 木村くんの緊急連絡先しらないか? なにがあったのか心配だから連絡したいんだけど・・・

ももい

社員管理システムに登録してある 木村くんの『緊急連絡先』すぐに調べて連絡してみます!

通勤車両情報

従業員駐車場がある当社では 総務部にこんな問い合わせがたびたびあります

ブ長

おい 僕の前にとめてある車 どけてほしいんだけど お客さんのところにすぐに行きたいのに 出れないよ~
赤のアクア ナンバーは下4桁 1234 なんだけど 誰かな~

ももい

社員管理システムで調べてみます
あ 業務部の青木さんでした すぐに どけてもらいますね

ナンバーの項目を分割して下4桁だけで並び替えができたら探しやすいですね

保険番号

総務部にとっては基本情報です また 建設業では安全書類に保険番号を記入しないとけない場合がありこの情報が必要となります

パスワード 権限

さらに 先に作成した ログインフォームではパスワードの入力項目があり権限とともにシステムの利用の制限をかけるために パスワードと権限の項目が必要です

資格タブ

  1. 資格コード 資格名
  2. 取得日
  3. 資格番号
  4. 有効期限

社員情報の管理では必須です 誰がどんな資格を持っているか 会社にとって必要な資格を誰がもっているか知ることは大切です

ブ長

衛生管理者の 山田さんが今月退職するんだ
うちの会社には必要な資格なんだけど 
他に誰かこの資格持っていないかなぁ

ももい

社員管理システムで調べました
安全部の鈴木さんが持っていますよ
すぐ 変更申請しましょう



また 安全書類の作業員名簿には所持している資格を記入する項目がありますのでここで管理しましょう

履歴タブ

  1. 日付
  2. 経歴内容

社員の経歴を時系列で記録しておくことは大切です 誰がいつ部署が変わったか いつ昇級したかを記録します

扶養タブ

  1. 氏名
  2. カナ
  3. 性別
  4. 扶養削除フラグ
  5. 続柄
  6. 生年月日
  7. メモ

総務部にとっては社員の扶養情報は給与計算や保険証の発行や回収の際にも扶養の有無の情報は大切です

想定する 会社の規模は

ももい

ちっちゃい会社の業務効率化のために ACCESSでシステムをつくっていくももいです

  • 社名  :マニア建機リース(仮名)
  • 業種  :建機のリース会社 
         (工事用建機とオペレータを工事現場へ提供)
  • 従業員 :事務所20名 オペレータ30名
  • 保有車両:40台 ショベルカーやフォークリフト他

ももいの会社は基幹業務システムがありマスタやデータとACCESSを連携してシステムをつくってきました 
経営分析も基幹システムのデータをもとに Power BI でつくってきました

しかしこれからは 基幹業務システムがない会社を想定してACCESSだけでシステムをつくっていきます

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