会社の情報　社員名簿と車両リストをEXCELからACCESSへ

会社の『社員名簿』や『車両リスト』　管理方法の調査

社員名簿と車両リストの項目

50名程度の社員名簿　40台程度の車両リスト　ともすればエクセルで十分　かもしれません

しかし、このあと恐ろしい実態が見えてきました

独自カスタマイズ

各担当者が自分のパソコンのローカルに社員名簿や車両リストのエクセルファイルを持ち　自分仕様にカスタマイズしています
業務部では
・『社員情報』オペレータさんの緊急連絡先を追加　
・『車両リスト』にはその車両の担当オペレータの名前を追加
整備部では
・『車両リスト』にもっと詳しい情報を追加

それぞれがばらばらのファイルを独自に便利に作り変えて　使っていました

どれが最新の情報なのか　わからない

総務部ではもちろん社員に関するすべてのデータが必要です
また　入退社によって　社員自体の新規追加　退職による削除があり　常に最新のデータを作っていますが　

各担当が独自で作っているエクセルは　それぞれで新規追加　削除を常に行わないといけません

同じ情報があちこちにあり　どれが最新の社員情報なのか　わからなくなっていました

個人情報　ダダ洩れ

総務は社員の入社・退社の情報を即時に反映させるため　最新の情報で管理しています
しかし　総務が作成した社員マスタには　社員の個人情報が満載です　社会保険番号　雇用番号　扶養家族　などなど
そのエクセルを各自がコピーしてもっていき　あちこちのパソコンに　社員の個人情報が無防備におかれているありさまでした

総務が作る社員情報の中身は個人情報満載のため　共有サーバーに保存しておくから　勝手に見てちょうだいというわけにはいきませんね

では　どのようにして　これらの問題を解決していくのでしょうか

それがACCESSの得意分野なのです！

ACCESSで『社員マスタ』作成

こんな社員フォームを作っていきます　そのための準備として必要な情報（項目）をあつめていきましょう

社員情報に必要な項目を　ぜんぶ集めます

追加情報（項目）　各部署にまわってあつめました

ACCESSで『車両マスタ』作成

こんな車両フォームを作っていきます　そのための準備として必要な情報（項目）をあつめていきましょう

車両情報に必要な項目を　ぜんぶ集めます

追加情報（項目）　各部署にまわってあつめました

まとめ

今までエクセルで　各自自由に項目を付け足しして使っていた「社員情報」「車両リスト」をACCESSで情報共有するためにすべての情報（項目）を洗い出しました

さぁ　これからいよいよ　ACCESSでマスタテーブルをつくっていきましょう