ACCESS と EXCEL の違いとは

ACCESS　とは？　EXCEL　となにが違うの？

両方とも　マイクロソフト社が開発し提供してるソフトです

認知度は圧倒的に EXCELですが　ACCESS を導入している会社に巡り合ったのです

事務職募集の会社に採用面接に行くと必ず聞かれます

ちっちゃい会社ですが　なんとパソコンは各デスクにひとり一台置かれてあり（それだけでも奇跡的な光景でしたが）なんと、ACCESSがインストールされていました

キセキ的な入社をとげて　いざ会社の総務で仕事をはじめて間もなく　どうもぼんやりとした違和感が
EXCELに依存しすぎ？　いろんな見えてきたこと解説します

EXCEL　の　いいとこ　あかんとこ　—　仕事の場面で見えてきたこと　—

ワープロのように見栄えよく装飾できる・・・しかし WORD ではないのだ！

あまりにも簡単に使えるため　本来ワードで作成すべき書類をエクセルで作っている者が大半でした

ワープロのように使えるというところは　エクセルのいいところでしょうが
表がひとつもはいっていない議事録や報告書なんかを、エクセルで作成するのはどうなんでしょう
「そこは、ワードでしょ！」　

使いやすいから　すべてエクセルでというのは考えものです
まずは　この書類や資料はどのソフトで作るのがいいか　ソフトの力を見極め、いちばん適したソフトを選択することです

ひとりに一台　ワード　エクセル　アクセスが使えるパソコンを持ちながら　これほどまでにエクセル依存が高いとは

簡単な関数を使って表がきれいにできる・・・でもくずれるぅ

簡単な関数を使って合計したり　平均を出したり　表計算ソフトの本来の力を発揮し
しかも　直接セルに装飾（色や罫線）し見栄えよく作れる

資料として提出する書類作成であれば　とても簡単にきれいに仕上がります　でも・・・

みんなでエクセルをつかってみた・・・あちゃ～

気を取り直して
各担当者が独自にエクセルで作った社員情報を　ひとつのファイルにして　みんなで使ってみることにした　一元共有化の試運転です

社員の基本情報は総務部数人で、業務部ではその社員の使用車両を項目に追加し　保険部では社会保険番号など　ひとつのエクセルファイルを各部署担当者がそれぞれ追加　更新していくことにした
ところが・・・

ACCESS　ってどんな　ソフト？

やりたいことによっては　EXCELではちょっと無理があるということがわかってきたので　ACCESSでなにができるのか　そもそもACCESSってどんなソフトか　理解していきましょう

ACCESS　「データベースオブジェクト」の種類と機能

• テーブル　　　データを蓄える
• クエリ　　　　抽出や集計をする
• フォーム　　　入力や表示をする
• レポート　　　印刷
• マクロ
• モジュール

テーブル

ACCESSのデータベースにデータを入力するには

1. 直接テーブルにデータを入力する
   Excelの表に入力するのと同じ感覚で入力できますが　途中行を挿入するという概念はなく　新規追加で入力していき　のちにクエリを使って並び替えたり集計する
2. 「フォーム」入力用の画面をデザインして入力する
   入力間違いを防ぐあらゆる入力を支援する多くの機能がある
   例えば郵便番号で7桁の数字を入れれば「000-0000」に自動的に形式を整える機能や　郵便番号から住所を自動入力する機能がある
3. インポート
   他のソフト（例えば基幹システム）のデータを取り込む

クエリ

クエリはテーブルからデータを抽出　集計などデータを活用するのに重要な役割をもつ
また　データの削除や更新　さらに新たなテーブルを作成するなど　データをより有効に利用できる

フォーム

フォームはデータを様々な形で表示することができます

1. 単票形式
   カード形式で、1つのレコードを1画面に表示する
2. 表形式
   一覧で見やすく表示する
3. データシート形式
   テーブルと同じ形式で表示する
4. 帳票形式
   明細書や納品書のように表示する

また　ボタンを配置したメニューや　フォームやレポートをタブで切り替えるナビゲーションなど　使用目的によってさまざまな形式のフォームを作成できる

レポート

フォームと同様に単票形式、表形式、帳票形式、また、定型用紙に合わせて印刷で

EXCEL　のあかんとこ　ACCESS　で解決⁉

EXCELの表の式や罫線がくずれる問題　ACCESSでは？

EXCELでは行を追加したり列を削除したり、自由にできます

たとえばこんな表や

こんな表をエクセルでつくります

行を分類最終行に追加した場合など　式の参照セルが変わってしまうことが多々あります　
せっかく作ったグラフもくずれてしまったり　罫線もひきなおすことになります

知らずに提出してしまい　実績値を感覚で把握している担当者に指摘され　あわてて修正します
こうなると　ほかの提出資料への信ぴょう性がすべて失われて　すべて見直すよう求められることがありました

ACCESSでは　テーブル　フォーム　クエリ　レポートが独立して設定できるため　一度作成したレポートがあれば　テーブルを追加　削除しても　それにともなってレポートが瞬時にできあがります

EXCELをみんなで使うとめんどくさい問題　ACCESSでは？

同じようなファイルを個々で管理していたエクセルファイルをまとめ　一元共有化しようとしました。

EXCELは同時に複数人で編集することはできません

個々が自由に入力するためフィールドにはなんの規制もない雑なデータが入力されてしまいます

入力するとき　ひとつのファイルの項目全部が各担当者に見え　本来見えてはいけない個人情報すべて表示されてしまいます

ACCESSではテーブルだけのファイルを別においておき　別のファイルにそのテーブルをリンクしてフォーム　レポートをつくることができます

同時に作業することができ　元のテーブルのセキュリティが保たれます

フォームの機能として　あらゆる入力規則が設定できたり　特定の形式でしか入力できないよう設定でき　また　このリストからしか入力できないなど　データベースが正しく整理された形で作られます

各担当者用にそれぞれカスタマイズしたフォームやレポートのファイルをつくることができるので　データの項目のうち　各担当者ごとに特定の項目のみ表示させて入力させることができ　個人情報のだだ漏れは防げます

EXCELのワープロ化問題　ACCESSでは？

エクセルはセルを直接装飾したり　フォントを変えたり　プレビューしながらワードに近いクオリティの書類を作ることができます

しかし　本来ワードの特性を活かせばもっとクオリティの高い書類ができるのに　エクセルで作ってしまいがちです

アクセスのレポート機能に関しては　同様にワープロのように作れないわけではありませんが　本来の使用目的は　テーブルをもとに集計　抽出　並び替えなどをクエリを利用して印刷するということです

とはいえ正直　ACCESS　のレポート機能への不満はある

ACCESSで期間指定してデータの一覧を印刷したいときこんなことありませんか？

レポートのフッター　つまり集計だけのために２枚になってしまう

EXCELではシートにできた表を装飾したり　行の高さやプレビュー時に拡大縮小の設定ができるため　このような表も　1枚に収まるよう修正するのは　とても簡単なのでした

まとめ

あらゆる仕事の場面で　EXCEL と ACCESS の長所・短所がみえてきました　ACCESS を使うと便利なところ　EXCEL を使う方がいいところ　それぞれ適材適所を間違えなければ　この2つの連携で　最強の業務効率化のツールになることが見えてきました

さっそく　会社の業務改善にとりかかっていきます