基幹業務システムとACCESSとの連携

会社の基幹システムにあるマスタと累積データ　これらと連携してつくるACCESSシステムって？
基幹システムのデータとの連携の仕方は？

各部署の担当者がそれぞれエクセルで管理していた社員情報と車両リストをACCESSで一元化することに成功しました

しかしこの会社には基幹業務システムがありました
そのシステムには当然　社員マスタ　車両マスタがあります　

ならば　それと連携して　もっと効率的に改善していきましょう

基幹システムには各種マスタ類と日々入力される売上データがあります
システムの機能にそのデータをCSVで抽出できるボタンがありました
　　　なにかできそう・・・そんな気がするももいでした

EXCEL情報管理からACCESSデータベースへ　共有一元化の足跡まとめ

ももい

ちっちゃい会社の業務効率化のために　ACCESSでシステムをつくっていくももいです

社名　　：マニア建機リース（仮名）
業種　　：建機のリース会社　
　　　　　（工事用建機とオペレータを工事現場へ提供）
従業員　：事務所20名　オペレータ30名
保有車両：40台　ショベルカーやフォークリフト他

ももいは総務として、電球の球替えと備品の発注のかたわら、会社の基本情報のデータ管理について調べました。

EXCELからACCESSへ　業務改善の記録をまとめます

STEP

会社の基本情報　どうやって管理してる？

『社員名簿』は総務部が入社、退社時に追加、削除。内容の変更があれば、修正変更などを行います。それを共有ファイルサーバーに保存し管理しています。

『車両リスト』は整備部が新車納入や廃車の情報により、追加、削除、修正などを行います。同様に共有ファイルサーバーに保存し管理しています。

ともに　EXCELです。

STEP

各部担当者はどう利用している？

ファイルサーバーに保存されている『社員名簿』や『車両リスト』のEXCELファイルを　各自自分のパソコンのローカルにコピーし、それをもとに自分の業務に必要な項目を追加して使っています。

当然、新入社員や退職社員、新車、廃車が発生した最新のデータはその自分のデータには反映されず、ときどき総務作成の社員名簿、整備作成の車両リストのファイルをのぞきにいって、自分のデータに追加、削除など行わなければならず、ともすれば、各自がばらばらで自分が必要な項目以外は古い内容もまま　ということがざらです。

STEP

EXCELで作成された『社員名簿』『車両リスト』をACCESSデータベースにかえた

各部署が独自であつめた情報（項目）をぜんぶあつめました。それを、ACCESSのテーブルにしました。

そのテーブルから登録・修正画面を作りました。各担当者が登録しやすいように、『部署マスタ』『車種マスタ』を作り　プルダウン機能もつけました。

各部署で必要な項目、不要な項目を整理して、その部署のためのフォームをカスタマイズしました。

いままでばらばらにいろんなところに保存されていた『社員名簿』『車両リスト』がACCESSで　データは『社員マスタ』『車両マスタ』となり、ひとつのデータを各部署で共有一元化。業務効率がアップしました。

ももい

うっすら気づいんたんやけど
この会社　基幹業務システムって導入されてますよね

ブ長

そやで
うちには受注・配車から請求・支払まで一貫した業務管理システムが
あんで～

ももい

あちゃ～　
そこにはもちろん　社員マスタや車両マスタもすでにありますねんね。

ブ長

もちのろんや

ももい

なら　方向転換や　その基幹システムには　エクスポート機能ありますね

ブ長

あんまよう知らんわ　
ま、調べてみてみて！

基幹システムとACCESSの『社員マスタ』の項目を洗い出した

基幹システム

ACCESS

社員CD
氏名
カナ
部署CD
入社日
生年月日
退職日

社員CD
氏名
カナ
部署CD
住所
性別
入社日
生年月日
退職日
緊急連絡先
血液型
血圧
業務経験起算日
通勤車両情報
他

このように基幹システムにある社員マスタは　とても簡易なものです　
受注配車業務と請求や支払または給与のための勤怠につながるシステムでありマスタは最小限の内容でつくられていました　
そのためにマニア建機では　別途　EXCELで各自必要な情報を作っていました　
これまでももいは　各自が各々PCのローカルに持っていたEXCELのデータをACCESSで一元化し共有化しました

しかしその後　「会社には基幹システムがあるんだよ」　と聞いたももいは
「ここにもあったんか」とその基幹システムとACCESSとの連携により効率化を図るべく　さらに奮闘したのでした