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ACCESSマニア | ちっちゃい会社の業務効率化

ACCESS で会社の業務効率化実現　－自力でシステム作ってみましょう－

あなたの会社で　情報管理の方法に漠然とした違和感を感じたこと　ありませんか
各部署のお仕事を観察していき　現場の声を聴いていくうちに　なんかこれちがうんじゃない？　
と思ったことはありませんか

新人総務部員

ちっちゃい会社だからあんまりお金かけられないし
でも　EXCELだけで情報管理するのも　限界やわ～
ほんとに自分でACCESSシステムなんて作れるのかなぁ

ももい

大丈夫！
自力で　会社の業務効率化　やってみよっ！

まずは業務改善の記録と建設業向けシステムではももいがちっちゃい会社の業務改善に奔走した経緯と
実際にACCESSというツールでこの会社に必要な建設業向けシステムを作成した記録を紹介します

作り方詳しく解説では　ACCESS システムの作り方を詳しく説明していきますので　ぜひ　外部のシステム業者に依存することなく　自力で業務の改善・効率化を実現できるように丁寧につくっていきますので参考になればうれしいです

ぜひ　みなさん自身の力で　ACCESSというツールを使って　会社の業務効率化を実現しましょう

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作り方詳しく解説

ACCESSシステムの作り方を詳しく解説します　これを見れば　自力で作る方法がわかります

会社の業務効率化で悩んでる方のためにちっちゃい会社の改善の一部始終見せます

まずは　採用面接でのエピソード　かれこれ20年前ですが

子育てもひと段落したころ　通勤に便利な近所の会社へ面接に行きました

緊張感いっぱいで事務所にはいると　そこには、目を疑う光景がありました
ちっちゃい会社の事務所とは思えない
なんと　20ほどある机の上には　1台ずつパソコンがあるではありませんか（かれこれ20年以上前　2000年のことです）

ももい

ひとりに1台　パソコンがあるって　すっごい！
ひょっとしてわたしにも1台　使わせてもらえんじゃない？

わくわくして　面接に臨みました

面接官

一般事務で応募のももいさんですね。ワード エクセルはどの程度使えますか

ももい

もちろん　ひととおりはできますが・・・
でも　アクセスのほうが得意です

面接官

はぁ？　アクセスってなんですか？

ももい

あちゃ～　やってもた～　アクセス　知らんのかい
アクセスあるあるやなぁ

ちっちゃい会社では　アクセスの存在を知らないみたい
マイクロソフトのひとつなんですがね
わたしにとって得意のアクセスは　アピールポイントにはならないのがほとんどでした

ところがこのあと　信じられないことが　起こりました

面接官

え　アクセスができるんですか？　採用です！

ももい

マジでーっ
やったー！　キセキやぁ

ももいは晴れてこんな　ちっちゃい会社に採用され　総務部に配属されました

ももい

ちっちゃい会社の業務効率化のために　ACCESSでシステムをつくっていくももいです

  • 社名　　：マニア建機リース（仮名）
  • 業種　　：建機のリース会社　
    　　　　　（工事用建機とオペレータを工事現場へ提供）
  • 従業員　：事務所20名　オペレータ30名
  • 保有車両：40台　ショベルカーやフォークリフト他

総務として　会社の営繕や人事　切れた電球の交換をしながら　徐々に会社の雰囲気になれたころ　ふと感じました

STEP
ひとつの情報を　各自のパソコンのローカルで独自に管理？　ありえへん！

この会社の情報管理　なんかどうも　あかんちゃう？　とぼんやりですが感じました

なんで　あっちこっちでおんなじ情報を持ってんの？しかもエクセルで自分のパソコンのローカルに・・・　
それぞれ必要な項目を付け加えて　自分仕様に作り変えている

STEP
各自が独自に情報を加工　どれが最新かわからない？　ありえへん！

各部署　各担当がどんな情報をどんな方法で管理しているかを調べました

  • 業務部ではオペレータの情報と車両の情報を結び付けて　業務に必要な項目をエクセルで作っています
  • 整備部では車両の情報だけを詳細にエクセルで作っています
  • 総務部では全社員の必要なすべての情報をエクセルで作っていました

新入社員が入ったらそれぞれのエクセルを更新し退職者が出たら削除する　最新の情報を常に得られるわけではなく　なかには新入社員は追加されず　退職社員はずっと残ったまま　というありさまでした

STEP
『情報を共有　一元化したらいいのに』と業務改善の意欲がむくむくと・・・

ひとつの情報を　みんなが共有して使えたらいいのに

いつでも最新で　必要な情報がすべて見ることができる　そんな情報共有一元化ができるツールは！

STEP
ここはACCESSの出番　EXCELからACCESSへ！

改善に最強のツールは　マイクロソフトのACCESSが最適です

では　ACCESSでちっちゃい会社の業務効率化　はじめていきます

まず　EXCELとは　ACCESSとは　いいところ　あかんところ　実践で気づいたところ解説しています

会社の業務改善・・・その前に　ACCESSを知るために　簡単システム作成

会社の業務効率化を進めるうえでACCESSは最強です

ここではまずACCESSでどんなものが作られるのか　どんなふうに作るのかを簡単な例をあげて説明します

趣味のコレクション　データベース　作り方　徹底解説

会社の業務改善のその前に　ACCESSをもっと身近に感じてもらいたい　もっとACCESSを知ってもらいたい
まずは簡単なACCESSソフトを作ってみましょう　作成の基本から手順を詳しく解説していきます　
ACCESSシステムの第一歩として　『絵画コレクションデータベース』さっそく作ってみましょう

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ACCESSで会社の業務改善　まずはログイン　パスワード変更　システムの入り口

いよいよ　会社の業務効率化のためにACCESSでシステムを作っていきます

システムにはログイン画面にユーザーIDとパスワード入力をし　システムを使用する人を限定するということができます
なくても問題はありませんが　これがあると　ユーザーを限定して表示する項目を限定したり　誰が登録したか　更新したかログ（更新履歴）をとることができるとても便利な機能です

すべてのシステムの入り口　『ログインフォーム』と『パスワード変更』をACCESSでつくりました

ログインフォームとは
システムの利用者がそのシステムを使う権限があるかを　ユーザーコードとパスワードの組み合わせで判断し　権限があれば本システムのメニューが起動するといった機能がある画面です
また、ユーザを特定して次のシステムに進んだとき　権限によりそのシステムでできることできないことをわけることができます
さっそく作ってみましょう

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パスワード変更フォームとは
銀行などのサイトにログインする場合　よく新しいパスワードに変更するよう促されますね
定期的にパスワードを変更することで　よりセキュリティが強固になります
ログインフォームを作ったら　パスワード変更機能もつけてみました　
ちっちゃい会社のACCESSシステムも　ちょっとシステムっぽくなりました

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