会社の業務効率化を考えている方へ

ちっちゃい会社の業務効率化の取組み 一部始終お見せします

採用面接に挑みました かれこれ20年前ですが

いざ、面接へ
緊張感いっぱいで事務所にはいると そこには、目を疑う景色が
ちっちゃい会社の事務所とは思えない
なんと 20ある机の上には 1台ずつパソコンがあるではありませんか

ももい

絶対 この会社に入りたい 面接 頑張るぞ!

そう決意して面接に臨みました。

ブ長

一般事務で応募のももいさんですね。ワード エクセルはどの程度使えますか

ももい

もちろん ひととおりは
でも、アクセスのほうが得意です

面接官

はぁ? アクセスってなんですか?

ももい

あちゃ~ アクセスあるあるやぁ
やってもた~

アクセスの認知度はとても低く 自分の得意とするアクセスがアピールポイントとはならないことが多かったのです

ところがこのあと 信じられないことが 起きるのです

面接官

え アクセスができるんですか? 採用です!

ももい

うっそやん
やったー! キセキやぁ

そして ももいは みごと採用となり 総務部へ配属されました

ももい

ちっちゃい会社の業務効率化のために ACCESSでシステムをつくっていくももいです

  • 社名  :マニア建機リース
  • 業種  :建機のリース会社 
         (工事用建機とオペレータを工事現場へ提供)
  • 従業員 :事務所20名 オペレータ30名
  • 保有車両:40台 ショベルカーやフォークリフト他

業務効率化への取組み

STEP
問題がわんさか

みんなが持っている会社の情報 管理のしかた なんかへん

なんで あっちこっちでおんなじ情報を持ってんの? 
社員情報はあっちの部署 こっちの部署でぜんぜん内容更新されてないし
みんな自分に必要なものしかいらんのやけど

STEP
会社の情報収集

 

STEP
情報の一元化 共有化をめざす
STEP
改善のためのツールはACCESSできまり
STEP
経営の分析資料は Power BI が得意

ACCESSとは

ACCESSでできること

EXCELとACCESSの違いとは

個人利用としてはほとんど使うことがないACCESSです。では、ACCESSでなにができるのでしょうか。
今までみんなが使ってきたEXCELと比較することで、それぞれの長所、短所が見えてきます。
どちらも Microsoft社が販売しているソフトウェアです。他に Word PowerPoint などがあります。

EXCEL

表計算ソフト。入力された数値データをもとに、計算、表の作成、グラフの作成ができます。

ACCESS

データベース管理ソフト。大量のデータを蓄積し、目的に合わせて集計や抽出ができます。簡単な販売管理システムや顧客管理システムなど、ACCESSだけで作ることができます。

ACCESSの認知度がいまいちな理由

ACCESSの必要性

そもそもパソコンを購入したとき、標準でついてくるのはWord Excel Outlook PowerPoint のみが普通でした。ACCESSを使いたいときは、別途購入することが必要でした。なので、あえて購入してまで使うというところまで行きつかないことが多いですよね。
ACCESSでできることが専門的すぎで、普段パソコンを使っていても必要性がないため、Officeの中でも最も使われないアプリケーションではないでしょうか。

ACCESSの資格

一般事務系で就職を考えている人たちは、スキルをつけるためにIT系の資格を目指します
MOS(マイクロ・オフィス・スペシャリスト)が一般的
企業で利用が一般的である マイクロソフト・オフィス製品の利用スキルを客観的に証明することができる資格のひとつです
スペシャリストレベル(一般)とエキスパートレベル(上級)があります。
Word Excel には一般、上級が全バージョンで用意されていますが、ACCESSは以前のバージョン 2016,2013では一般レベル、最近のバージョン 365&2019では上級レベルに分類されています。
ACCESSはデータベースの考え方や仕組みがわからないと、概念を理解するだけで苦労します。ExcelやWordの試験と比較すると難易度は一気に上がると言えます。

一般事務の採用面接でのひとコマ

ACCESSの資格をとって、事務職募集の会社に採用面接に行きました

面接官
面接官

ワードやエクセルはどの程度 使えますか?

ももい
ももい

もちろん2つとも使えますが、アクセスのほうが得意ですよ

面接官
面接官

はぁ? アクセスって?

という結果になります。「アクセスあるある・・・」です

ACCESSの危機 

パソコンを購入したとき、Word Excelは標準ではいってますがACCESSは、別途購入しないといけません。事務所の人員 20名分を購入するとなるとコスト面での問題がでてきました。

ACCESSは個人ではあまり利用しませんが、会社の情報管理の上でちょっとしたシステムを構築することができます。しかし、データベースの考え方や仕組みがわからないと難しいアプリケーションです。ちっちゃい会社では使いこなせる人材はなかなかいないのが現実。その人でなければ、修正や変更、またエラーが出た時の対処ができないという属人化の問題があります。

Windowsのサポート終了によるバージョンアップ、基幹業務システムのリニューアルのタイミングで、一気に脱ACCESSへと向かいました。ACCESSに代わるツール探しをしました。

ACCESS存続へ

クラウド型でどこでもACCESSが使える『Microsoft 365』登場! 

マイクロソフトではサブスクリプション型で販売されるOfficeおよび関連サービスを『Microsoft365』とよび、毎月か毎年 一定額の料金を支払うことにより継続的に利用できます。いままでのOfficeでは上位版でしかACCESSがありませんでしが、この度、割と一般的なプランでACCESSが使えるようになりました。クラウド型なので、パソコンにインストールする必要がなく、インターネットがつながる環境であれば、どこからでもログインしてExcelやWord、Accessを使うことができます。

ACCESS RunTime

Microsoft Accessランタイムを使用すると、パソコンにAccess の正式版がインストールされていないユーザーにAccessアプリを配布できるようになります。ということはACCESSの正式版をインストールするのは、開発者のみで、利用者には RunTime版 でいいのです。しかも RunTime版は無料で利用することができるのです。これは、画期的です。そもそも開発する人材が少ないのであれば、開発できる正規版はその人の分だけ購入すればいいし、利用するだけのユーザーは RunTime版で十分なのです。

ACCESS でシステム開発 【結論】

そんなこんなで、ACCESS存続。基幹業務リニューアルしたので、そのデータと最新バージョンでのWindows と Microsoft 365 Access でシステム開発をはじめることになりました。

ちっちゃい会社でACCESSソフト開発 

環境:Windows 10 Microsoft 365 
   基幹業務システムのマスタデータ、トランザクションデータをPostgreSQLでリンク

作成完了後、RunTime版でユーザーに配布

ログインフォーム

システムを利用する場合、必須です。ログイン画面で利用者を特定し、その後のシステムの利用範囲の制限や追加や更新した者の特定などに利用します

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入力伝票の間違いチェック用システム

基幹業務システムに日々 作業伝票を入力していきます。

このデータが請求書発行や勤怠(給与手当)のもととなるので、入力時の正確さを求められます。

もちろん、請求書発行前にチェック、給与処理の際にもチェックをしますが、まず入力直後に担当者のほうであらかじめチェックができれば、その後の処理の効率化が向上しますね。

チェックする項目は

  • 日付
  • 作業員
  • 作業種類
  • 現場
  • 時間