【情報管理】会社のEXCEL情報 Accessにしませんか?

【情報管理】会社のEXCEL情報 Accessにしませんか?

会社の『社員名簿』や『車両リスト』は EXCEL ? ACCESS ?

会社の基本的な情報 『社員名簿』や『車両リスト』などのファイル 何でつくってますか? 
EXCEL ですか? もちろん EXCEL で十分な場合もあります
でも
ACCESS を使うとこんなに便利 会社の業務効率が劇的に改善しました

まずは、会社の主要データをどう管理しているか調べてみた

入社したももいは、総務部に配属されました。
ちっちゃい会社なので、総務部はシステムも電球の玉替えもやります。
さっそく、会社の主要データの管理状況を調べました。

社員名簿
  • 社員番号
  • 社員氏名
  • 所属部署
  • 入社日
  • 生年月日
  • 住所
  • 退職日
車両リスト
  • 車番
  • 車種
  • 車名
  • メーカー
  • プレートナンバー
  • 購入日
  • 廃車日

50名分の社員名簿、車両リストも40台程度なので、エクセルで十分です。
他にも、得意先リスト、仕入先リスト 等々 すべてエクセルで作られています。

このエクセルファイルが、社内の共有サーバーに保存されていました。
必要であれば、各部署の担当者が閲覧することができます。
追加・更新は総務部の役目です。さすがに、誰もかれもが自由にデータを削除したり書き換えたり、『してはいけませんよ』レベルのルールはありました。

しかし このあと 恐ろしい実態が

各部署の担当者がそれぞれ自分のパソコンのローカルに、社員名簿や車両リストのファイルをコピーし、各々自分の業務に必要な項目を独自で追加して使っています。
安全部はオペレータに連絡をとる必要があったため、社員名簿に『携帯番号』を追加、車両リストには誰がいつもその車に乗務しているかすぐにわかるように『オペレータの名前』、整備部では、車両のより詳細な情報をもたせていました。

当然、社員の入社、退職、住所の変更、新しい車両の購入、廃車にいたるまで、それぞれのファイルは各自で行わないといけないというありさまです。

同じデータがあちこちで、全く一元化されていない、いつの時点のデータなのか、まったく共有されないまま、それぞれがいびつな形にふくらみながら、全く別の方向に離れていっている。そんなありさまでした。

ももい
ももい

ちっちゃい会社の データ管理 あるある やなぁ

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いまこそ 『ACCESS』 の出番です

ももいは、各部署をまわり、みんながそれぞれ追加した項目をすべて集めました。
基本項目プラス各部署が必要としている情報をすべて。

ももい
ももい

いよいよこれからが ももい の ACCESS 奮闘記のはじまりです。

ももい
ももい

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