【ACCESSアプリ】建設業むけの便利ツールをACCESSでつくってみた

【ACCESSアプリ】建設業むけの便利ツールをACCESSでつくってみた

一元化されたデータを利用して建設業的便利ツールを
     ACCESSでつくってみた

基本情報の一元共有化ができました。これを利用して建設業で必要ないろいろな書類、申請書、データの参照や、分析など いろいろ便利なツールがACCESSなら簡単に作れます。

ACCESSとEXCELを上手に使って業務効率化

データの抽出や加工などが得意な ACCESSと帳票のレイアウトやデザインが得意な EXCEL

お互いの得意分野を活かして業務を効率的にするために まずはACCESSとEXCELを徹底深掘りしてみよう

ACCESS と EXCEL の連携について

ブ長
ブ長

ACCESSがこんなに便利で素晴らしいソフトって知らなんかったわ~

ももい
ももい

ですよね~ ・・・

ブ長
ブ長

ん? ど ど どしたんや?
暗いかおして・・・

ももい
ももい

こんなに便利で最強なのに、認知度が・・・まだまだ。
てか・・・

ACCESS と EXCEL を徹底深掘り

ACCESS EXCEL 両方とも、マイクロソフト社が開発し提供しているソフトです。

ACCESSは「データベース管理ソフト」です。大量のデータを蓄積し、ちょっとしたシステム、例えば販売管理システムや顧客管理、在庫管理などのデータベースが構築できます。
複数の表(テーブル)を結合させて、リスト形式、ラベル型式、帳票形式など様々な形式でレイアウトができ、印刷機能もあります。

複数人でデータを扱う時は、直接テーブルを触らずに、データ入力したり、データの閲覧を見やすく表示したりする「操作画面」も個々に作成することができるため、データ破損のリスクも軽減できます。
EXCELは「表計算ソフト」です。圧倒的に利用者が多く、簡単に操作できます。グラフや表をみやすく自由に作成できます。しかし、複数人で同時に編集することはできません。また、誰かがせっかくのレイアウトや式を壊してしまう可能性もります。

いちばんの違いは、パソコンを購入した際、EXCELは標準的に入っているが、ACCESSは追加で購入しないといけないところ。ここがACCESSがメジャーではないいちばんの理由でしょう。

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EXCEL と ACCESS のメリットをうまく活かそう -いいとこどり-

EXCELのいいところとACCESSの力を、うまく融合していけばいいんではないでしょうか。

実際、『【ACCESSアプリ】便利ツール』では、申請書や分析ツールで、両方を活用しています。
申請書や売上表、稼働率表のフォームをEXCELで作成し、ACCESSで抽出したデータをEXCELのシートに吐き出しています。

EXCELで申請を作ることにより、保存したり、ちょっとした修正もできます。また、売上表や稼働率なども、基本的なデータはACCESSで簡単に抽出し、EXCELに吐き出すことにより、経営分析資料として、より見やすい表に加工することも可能です。

すべてEXCELで作成すると、都度、表のレイアウトをやりなおしたり、計算式のとりなおしなどが生じ月次の資料作成など、毎月大変な作業になります。
また、すべてをACCESSで作成するとなると、印刷の機能はEXCELほどの融通がききません。

両方をうまく使っていくことが、最強です。

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申請書や書類作成ツールをつくってみました

ブ長
ブ長

建設業ではいろんな提出書類があるんだよ

ももい
ももい

どうやって作っているんですか

ブ長
ブ長

昔は手書きだったけど 最近じゃさすがにEXCELを使ってるよ
でも、以前作ったファイルを使ってるから 
社員が追加しないといけなかったり 退職で削除するの忘れたりでね

ももい
ももい

せっかく社員情報を一元化したんだから
常に最新の情報で 申請書をつくれたら便利ですよね
まかせてください!

申請書類作成
  • 『無事故無違反チャレンジコンテスト』 
  • 『作業員名簿』
  • 『持込機械等使用届』
  • 『資格証』
  • 各種『講習受講申込書類』
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従業員作業状況や車両稼働状況など 参照ツールをつくってみました

ブ長
ブ長

オペレータがいつどんな作業をしたかとか
機械がいつごろどんな現場にいたかなど
シュッとわかるようなものつくれないかな

ももい
ももい

システムの累積データがあるので
ACCESSに取り込めばできますね 理論上は。

データ参照ツール作成
  • 『運転手 作業状況参照』 
  • 『機械 作業状況参照』
  • 『乗務経歴作成』
  • 『名札作成』 —おまけ
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経営分析用 ツールをつくってみました

ブ長
ブ長

経営に必要な分析資料なんかもできそうだね

ももい
ももい

例えば、営業担当者別売上表とか
機械の稼働率なんかもできますよ
ACCESSの集計機能はすごいですよ。

経営分析ツール作成
  • 『営業担当別 売上表』 
  • 『機械別 稼働率表』
  • 『現場別売上ランキング』
  • 『機械別 売上表』
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